Bienvenue sur Accounto!
Afin que vous puissiez profiter le plus rapidement possible de toutes les fonctionnalités de la plateforme, nous avons rédigé pour vous un guide avec des liens vers les articles relatifs.
Bien entendu, vous pouvez également réserver des formations individuelles avec l'équipe Accounto. Pour toute question concernant le déroulement et les prix des formations, veuillez nous contacter directement à l'adresse suivante: [email protected].
Voici comment ça marche...
Étape 1: Créer un mandat, y compris paramétrer la TVA
Naviguer vers ⨠Clients et cliquer sur ⨠ +Client.
Si un client n'est plus actif, le mandat peut être désactivé ici.
Indiquez toutes les données d'adresse.
3. Choisissez si le mandat créé doit servir de modèle.
4. Choisissez si le client est actif et saisissez la date de début.
5. Cliquez sur le bouton si le module de comptabilité ou de comptabilité des salaires doit être affiché au niveau PME.
6. Si le contrôle des factures est activé, chaque document téléchargé est contrôlé quant au destinataire de la facture et à la TVA. Si les données sont différentes de celles enregistrées sur Accounto, le document sera affiché comme "non valable".
7. Vous pouvez sélectionner ici les droits relatifs au mandat.
8. Indiquez la date de début et de fin de l'exercice.
9. Si l'entreprise est assujettie à la TVA, inscrivez ici toutes les données relatives à la méthode de décompte.
10. Vous pouvez saisir ici des notes relatives à l'entreprise.
Étape 2: Renseigner les comptes bancaires et les cartes de crédit
Avant de commencer le téléchargement des documents et la configuration, assurez-vous que tous vos comptes bancaires et cartes de crédit d'entreprise sont correctement saisis.
Pour ce faire, accédez à ⨠Paramètres ⨠Comptes bancaires et/ou ⨠Cartes de crédit et complétez ou saisissez vos données si nécessaire.
Après avoir saisi tous les comptes bancaires et les cartes de crédit, naviguez vers ⨠Paramètres ⨠Plan comptable et assurez-vous que vos comptes bancaires apparaissent à l'actif à partir du compte 1021 (1) et que vos cartes de crédit apparaissent au passif à partir du compte 1021 (2).
Compte 2070 (2) soient visibles.
Étape 3: Créer des collaborateurs et remplir les données de base
Pour les modules de frais et de salaire, il est essentiel que les données de base des collaborateurs soient correctement établies.
Dans l'onglet ⨠Collaborateurs/trices, vous pouvez saisir un nouveau collaborateur en cliquant sur le bouton ⨠ + Ajouter un/e collaborateur/trice.
Saisissez le nom, le prénom et l'adresse e-mail du collaborateur et activez le verrou Salaire (1), même si vous ne gérez pas la comptabilité salariale via Accounto et souhaitez uniquement télécharger des dépenses. Pour en savoir plus sur les droits d'accès (2), cliquez ici.
Après avoir cliqué sur SAUVEGARDER, le/la collaborateur/trice reçoit une invitation sur Accounto par e-mail et les autres colonnes pour la saisie des données s'affichent. Vous trouverez ici des instructions détaillées sur la manière d'accepter l'invitation et de créer un compte.
❗Remarque: si vous ne souhaitez pas que le collaborateur reçoive une invitation, vous pouvez laisser le verrou "Accès à Accounto" inactif.
L'étape suivante consiste à remplir toutes les données de base et à activer le collaborateur. Vous trouverez ici les instructions détaillées: Modifier ou ajouter des collaborateurs.
Étape 4: Télécharger des documents: 3 méthodes différentes
Chez Accounto, vous avez actuellement 3 possibilités pour télécharger vos documents sur la plateforme:
Téléchargement via la plateforme
Naviguez vers ⨠Documents et cliquez sur le bouton en haut à droite.
⨠ + Ajouter un document. Vous pouvez maintenant télécharger ici vos documents de créanciers, de débiteurs ou de frais.
Téléchargement via l'adresse e-mail entrante
Ouvrez Accounto et cliquez sur ⨠Paramètres ⨠Paramètres du client.
En haut de la page affichée apparaît maintenant votre adresse e-mail personnalisée.
adresse entrante (1) à laquelle vous pouvez envoyer tous vos documents. Vous pouvez également saisir cette adresse e-mail comme contact dans vos scanners.
❗ IMPORTANT: Le contenu textuel d'un e-mail envoyé n'est pas reconnu. Cela signifie que toutes les informations pertinentes qui ne ressortent pas du document lui-même (par exemple "Frais pour le déjeuner" doivent être notées directement sur le document lui-même.
Téléchargement via l'application mobile
Nous vous expliquons dans cet article comment télécharger des documents via l'application Accounto.
Règle générale (pour les 3 méthodes)
Pour la numérisation des documents, utilisez un scanner ou un appareil photo de téléphone portable avec une résolution suffisante.
Il faut environ 24 heures pour qu'un document soit entièrement extrait et comptabilisé.
❗ REMARQUE: pour savoir à quoi vous devez faire attention lors du téléchargement des documents, cliquez ici.
Étape 5: Télécharger les relevés de carte de crédit
Contrairement aux transactions bancaires, les transactions par carte de crédit ne peuvent pas être consultées au moyen d'EBICS. Nous dépendons du fait que vous téléchargiez vos décomptes mensuels de carte de crédit sous forme de fichier PDF en tant que document afin de procéder au rapprochement. Les justificatifs de carte de crédit sont ensuite automatiquement transférés du compte de passage vers le compte effectif de carte de crédit par l'attribution à une transaction de carte de crédit.
Étape 6: Valider et payer les créanciers
Une fois que vous avez téléchargé tous les documents et que l'extraction & la comptabilisation sont entièrement terminées, les documents sont séparés par type de document. Vous trouverez les factures des créanciers sous ⨠Finances ⨠Contrôle des factures et les débiteurs sous ⨠Vente ⨠Factures.
Factures ouvertes
Afin d'exclure les erreurs de paiement, le processus de paiement des factures de créanciers (factures de fournisseurs) chez Accounto se fait en deux étapes.
Avant de pouvoir payer une facture via notre plateforme, vous devez donc d'abord la valider. Vous reconnaissez ainsi l'exactitude de la facture, confirmez que vous êtes le bon destinataire et que le montant de la facture est correct.
Ce n'est qu'après avoir validé une facture que vous pouvez ensuite la payer via notre plateforme. Pour savoir comment valider et payer les factures, cliquez ici:
Factures déjà payées
Vous apprendrez ici comment procéder si vous avez déjà payé les factures.
Étape 7: mettre en place une connexion EBICS
Qu'est-ce qu'EBICS exactement et pourquoi devrais-je mettre en place une connexion EBICS?
EBICS est l'abréviation de "Electronic Banking Internet Communication Standard".
Ce protocole offre aux entreprises clientes la possibilité d'effectuer rapidement et de manière flexible des opérations de paiement dans le monde entier avec leur banque, en se basant sur Internet et en bénéficiant d'un niveau de sécurité maximal. Les banques sont tenues de proposer ce standard.
Le protocole EBICS offre les avantages suivants:
Transmission rapide de grandes quantités de données sur une base journalière.
Transmission automatique des données
Transmission cryptée des données
Nous vous expliquons dans cet article comment demander une connexion EBICS.
Étape 8: Télécharger les transactions
La connexion EBICS récupère uniquement les transactions d'un compte bancaire lorsqu'elles surviennent. Si vous souhaitez importer toutes les transactions d'une certaine période, vous devez les importer dans le système au moyen de fichiers camt.053 ou MT940 à [email protected].
Il s'agit d'un format standardisé qui peut être généré dans les applications de banque en ligne de la plupart des banques suisses.
Les entrées et sorties de paiement, les intérêts, les frais ou les taxes sont regroupés dans un tel fichier. Cela permet d'importer facilement ces mouvements dans des applications de comptabilité comme Accounto. La saisie manuelle de ces transactions devient ainsi superflue. Vous pouvez télécharger les fichiers camt.053 ou MT940 depuis votre e-banking.
Veuillez également télécharger l'extrait de compte au format PDF via votre adresse e-mail entrante ou via +Ajouter un document. L'extrait de compte n'est pas comptabilisé et sert uniquement de support à votre fiduciaire.
❗ IMPORTANT: Assurez-vous que vous avez téléchargé tous les documents comptables pertinents avant de télécharger les transactions. Dès que les transactions arrivent sur notre plateforme via EBICS ou par téléchargement manuel, le système s'attend à ce que les documents/factures concernés aient déjà été téléchargés. Si certains justificatifs/factures manquent, les transactions sont signalées après 7 jours à l'administrateur du compte. Les transactions escaladées doivent être rapprochées manuellement avec les pièces justificatives correspondantes sous ⨠Finances ⨠Rapprochement.
Étape 9: Configurer les paramètres des débiteurs et télécharger le logo de l'entreprise.
Télécharger le logo de l'entreprise
Déposez le logo de votre entreprise pour qu'il soit imprimé sur les factures des débiteurs.
Démarrez dans l'onglet ⨠Paramètres ⨠Paramètres du client. Faites défiler jusqu'en bas, jusqu'à ce que vous arriviez à la section Logo de l'entreprise (1). Vous avez alors la possibilité de faire glisser le logo en tant que fichier image sur la flèche représentée par un glisser-déposer ou de le télécharger en cliquant sur ⨠Télécharger des fichiers.
Configurer les paramètres des débiteurs
Naviguez vers ⨠Paramètres ⨠Facturation et assurez-vous que tous les paramètres correspondent à vos paramètres de débiteur. Faites ensuite défiler vers le haut et cliquez sur ⨠Sauvergarde.
Étape 10: Saisir le plan comptable
Les comptes/catégories du plan comptable standard Accounto, ne peuvent pas être modifiés ou supprimés. Les comptes ou catégories ajoutés manuellement, peuvent être supprimés, modifiés ou déplacés à volonté.
Naviguer vers ⨠Paramètres ⨠Plan comptable.
Basculer entre le bilan et le compte de résultat.
En cliquant sur les trois points, il est possible de renommer les comptes, d'ajouter de nouveaux comptes ou des catégories.
Vous pouvez saisir ici le bilan d'ouverture.
Pour plus d'informations, voir cet article.