Et voilà comment cela fonctionne...
À quoi faut-il faire attention lors du
téléchargement ?
Vers l'article complet sur la manière de télécharger un document : Télécharger des documents.
Télécharger chaque document individuellement, pas de fichiers collectifs.
Veiller à ce que le document complet soit téléchargé avec toutes les informations (un bulletin de versement isolé ne suffit pas).
Vérifier que les documents sont complets (toutes les pages sont incluses).
Veiller impérativement à ce que les justificatifs soient bien lisibles.
Si le justificatif a déjà été payé, il est possible de l'indiquer directement sur le justificatif (à la main ou avec un tampon). Dans le cas contraire, les justificatifs doivent être validés manuellement.
❗ IMPORTANT : si le justificatif est marqué comme payé, veuillez dans tous les cas compléter le moyen de paiement (carte de débit, carte de crédit, espèces, etc.).
Dès qu'une transaction bancaire a été rapprochée manuellement parce que le justificatif manquait, le justificatif ne doit en aucun cas être téléchargé. Accounto comptabilise le justificatif directement sur le compte de résultat ou de charges. Vous auriez ainsi une double dépense/recette et un poste ouvert en 2000/1100.
Il en va de même si une règle comptable a été créée. La règle comptable comptabilise les transactions directement sur les charges/produits. Dès que vous téléchargez un document pour ces transactions, les charges/produits sont comptabilisés deux fois. C'est pourquoi il ne faut jamais télécharger un document si une règle comptable existe déjà pour cela. (ex. : prélèvements Swisscom)
Si plusieurs personnes téléchargent des documents, il faut absolument veiller à ce que les documents ne soient pas téléchargés deux fois.
Dès que le rapprochement a été effectué pour une période, les documents manquants doivent être demandés au client. Cela peut être fait via le vote en cliquant sur le bouton "Demander un document au client". Fixez une date d'échéance. Après l'expiration de ce délai, il faudrait généralement communiquer avec le client que les justificatifs ne peuvent plus être téléchargés. Sinon, il s'agit, comme décrit ci-dessus, d'une double dépense/recette involontaire.