Herzlich Willkommen bei Accounto!
Damit Sie schnellstmöglich von sämtlichen Funktionen der Plattform profitieren können, haben wir eine Guideline für Sie zusammengestellt mit den dazugehörenden Artikel.
Selbstverständlich können Sie auch individuelle Einschulungen bei Accounto buchen. Bei Fragen zur Abwicklung und zu den Preisen der Schulungen kontaktieren Sie uns bitte direkt über: [email protected].
Und so funktioniert's...
Schritt 1: Mandant anlegen inkl. MwSt Einstllungen
Navigieren Sie zu ⨠Kunden und klicken auf ⨠ +Mandant.
Sollte ein Kunde nicht mehr aktiv sein, kann das Mandat hier deaktiviert werden.
Geben Sie sämtliche Adressdaten ein.
Wählen Sie aus, ob der erstellte Mandant als Vorlage fungieren soll.
Wählen Sie aus ob der Mandant aktiv ist und tragen Sie das Beginndatum ein.
Aktivieren Sie die Schalter wenn das Buchhaltungs- oder Lohnbuchhaltungsmodul auf KMU Ebene angezeigt werden soll.
Wenn die Rechnungskontrolle aktiviert ist, wird jedes hochgeladene Dokument auf Rechnungsempfänger und MWST geprüft. Unterscheiden sich die Angaben mit jenen, die auf Accounto hinterlegt sind, so wird das Dokument als "ungültig" angezeigt.
Hier können Sie die Mandatsleitung auswählen.
Tragen Sie das Start- und Enddatum des Geschäftsjahres ein.
Wenn das Unternehmen MWST pflichtig ist, tragen Sie hier sämtliche Angaben zu der Abrechnungsmethode ein.
Hier können Sie Unternehmensbezogene Notizen erfassen.
Schritt 2: Bankkonten und Kreditkarten erfassen
Bevor Sie mit dem Dokumenten-Upload und der Einrichtung beginnen, vergewissern Sie sich, dass alle Ihre Firmenbankkonten und Firmenkreditkarten korrekt erfasst sind.
Navigieren Sie hierfür zu ⨠Einstellungen ⨠Bankkonten und/ oder ⨠Kreditkarten und ergänzen oder erfassen Sie Ihre Daten wenn nötig.
Nachdem Sie alle Bankkonten und Kreditkarten erfasst haben, navigieren Sie zu ⨠Einstellungen ⨠Kontenplan und stellen Sie sicher, dass Ihre Bankkonten auf der Aktiven Seite ab Konto 1021 (1) und Ihre Kreditkarten auf der Passiven Seite ab
Konto 2070 (2) ersichtlich sind.
Schritt 3: Mitarbeitende anlegen und Basisdaten ausfüllen
Für die Spesen- und Lohnmodule ist es essenziell, dass die Basisdaten der Mitarbeitenden korrekt aufgesetzt werden.
Im Reiter ⨠Mitarbeitende können Sie mit dem Button ⨠ +Mitarbeiter(in) anlegen einen neuen Mitarbeitenden erfassen.
Geben Sie den Namen, Nachnamen und die E-Mail Adresse der Mitarbeitenden ein und aktivieren Sie den Riegel Lohn (1), auch wenn Sie die Lohnbuchhaltung nicht über Accounto führen und nur Spesen hochladen möchten. Über die Zugriffsrechte (2) erfahren Sie hier mehr.
Mit Speichern erhält der/die Mitarbeitende eine Einladung auf Accounto per E-Mail und die weiteren Spalten zur Datenerfassung werden angezeigt. Eine detaillierte Anleitung, um die Einladung anzunehmen und ein Konto zu erstellen finden sie hier.
❗Hinweis: Wenn Sie nicht möchten, dass der Mitarbeitende eine Einladung erhält, können Sie den Riegel "Zugriff auf Accounto" inaktiv lassen.
Im nächsten Schritt müssen alle Basisdaten ausgefüllt und der Mitarbeiter aktiviert werden. Hier finden Sie die detaillierte Anleitung: Mitarbeitende bearbeiten oder hinzufügen.
Schritt 4: Dokumente hochladen: 3 verschiedene Methoden
Bei Accounto haben Sie aktuell 3 Möglichkeiten, Ihre Dokumente auf die Plattform hochzuladen:
Upload via Plattform
Navigieren Sie zu ⨠Dokumente und klicken Sie auf den Button oben Rechts
⨠ + Dokument hinzufügen. Hier können Sie nun Ihre Kreditoren-, Debitoren- oder Spesenbelege hochladen.
Upload via Inbound E-Mail Adresse
Öffnen Sie Accounto und klicken Sie auf ⨠Einstellungen ⨠Mandanteneinstellungen.
An oberster Stelle der angezeigten Seite erscheint nun Ihre personalisierte
Inbound-Adresse (1), an die Sie all ihre Dokumente senden können. Sie können diese E-Mail Adresse auch bei Ihren Scanners als Kontakt erfassen.
❗ WICHTIG: Der Textinhalt einer versandten E-Mail wird nicht erkannt. Das bedeutet, dass alle relevanten Informationen, die nicht aus dem Dokument selbst hervorgehen (z.B. "Spesen für Mittagessen") direkt auf den Beleg selbst notiert werden müssen.
Upload via Mobile App
Der Upload von Dokumenten über die Accounto App erklären wir Ihnen in diesem Artikel.
Generell gilt (Für alle 3 Methoden)
Verwenden Sie für die Digitalisierung der Dokumente einen Scanner oder eine Handykamera mit ausreichender Auflösung.
Es dauert ca. 24 Stunden, bis ein Beleg vollständig extrahiert und verbucht wird.
❗ HINWEIS: Auf was Sie beim Upload der Dokumente achten müssen, erfahren Sie hier.
Schritt 5: Kreditkartenabrechnungen hochladen
Die Kreditkartentransaktionen können nicht wie bei den Banktransaktionen mittels EBICS abgerufen werden. Wir sind darauf angewiesen, dass Sie Ihre monatlichen Kreditkartenabrechnungen als PDF-Datei ganz normal als Dokument hochladen.
Kreditkartenbelege werden anschliessend durch die Zuweisung zu einer Kreditkartentransaktion automatisch vom Durchlaufskonto auf das effektive Kreditkarten-Konto umgebucht.
Schritt 6: Kreditoren freigeben und bezahlen
Nachdem Sie alle Belege hochgeladen haben und die Extraktion & Verbuchung vollständig abgeschlossen ist, werden die Belege nach Belegarten getrennt. Die Kreditorenrechnungen finden Sie unter ⨠Finanzen ⨠Kreditoren freigeben und die Debitoren finden Sie unter ⨠Verkauf ⨠Rechnungen.
Offene Rechnungen
Um Fehlzahlungen auszuschliessen, ist der Zahlungsprozess von Kreditorenrechnungen (Lieferantenrechnungen) bei Accounto zweistufig.
Bevor Sie eine Rechnung über unsere Plattform bezahlen können, müssen Sie diese daher zunächst freigeben. Sie erkennen damit die Richtigkeit der Rechnung an, bestätigen, dass Sie der richtige Adressat sind und die Rechnungssumme korrekt ist.
Erst wenn Sie eine Rechnung freigeben, können Sie sie anschliessend über unsere Plattform bezahlen. Wie sie die Rechnungen freigeben und bezahlen können erfahren Sie hier:
Bereits bezahlte Rechnungen
Wie Sie vorgehen, wenn Sie die Rechnungen bereits bezahlt haben, erfahren Sie hier.
Schritt 7: EBICS Anbindung einrichten
Was genau ist EBICS und wieso sollte ich eine EBICS-Anbindung einrichten?
EBICS steht für „Electronic Banking Internet Communication Standard".
Es bietet Firmenkunden die Möglichkeit, internetbasiert den weltweiten Zahlungsverkehr mit dem Kreditinstitut auf höchstem Sicherheitsniveau schnell und flexibel abzuwickeln. Die Banken sind verpflichtet, diesen Standard anzubieten.
Folgende Vorteile bietet der EBICS-Server:
Schnelle Übertragung grosser Datenmengen auf Tagesbasis
Ortsunabhängige Autorisierung
Verschlüsselte Datenübertragung
Wie Sie eine EBICS Anbindung beantragen können, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.
Schritt 8: Transaktionen hochladen
Die EBICS-Anbindung ruft ausschliesslich fortlaufende Transaktionen eines Bankkontos ab und daher müssen Sie uns einmalig die vorherigen Transaktionen mittels camt.053 oder MT940 Dateien an [email protected] zuschicken.
Es handelt sich um ein standardisiertes Format, welches in den Online-Banking Applikationen der meisten Schweizer Banken generiert werden kann.
In einer solchen Datei werden Zahlungs-Ein- und Ausgänge, Zinsgutschriften, Spesen oder Gebühren zusammengefasst. Dies ermöglicht den unkomplizierten Import dieser Bewegungen in Buchhaltungs-Applikationen wie Accounto. Damit erübrigt sich die manuelle Erfassung dieser Transaktionen. Die camt.053 oder MT940 Dateien können Sie in Ihrem E-Banking herunterladen.
Bitte laden Sie zusätzlich noch den Kontoauszug als PDF via Ihren Inbound E-Mail Adresse oder via +Dokument hinzufügen hoch. Der Kontoauszug wird nicht verbucht und dient nur zur Unterstützung für Ihren Treuhänder.
❗ WICHTIG: Vergewissern Sie sich, dass Sie alle Buchhaltung relevante Belege hochgeladen haben, bevor Sie die Transaktionen hochladen möchten. Sobald Transaktionen via EBICS oder manueller Upload auf unsere Plattform eintreffen, erwartet das System, dass die zuständigen Belege/Rechnungen bereits hochgeladen wurden. Falls einige Belege/Rechnungen fehlen sollten, werden die Transaktionen nach 7 Tagen an den Treuhänder eskaliert. Eskalierte Transaktionen müssen manuell mit den zugehörigen Belegen unter ⨠Finanzen ⨠Abstimmung abgestimmt werden.
Schritt 9: Debitoreneinstellungen einrichten und Firmenlogo hochladen
Firmenlogo hochladen
Hinterlegen Sie Ihr Firmenlogo, damit dieses auf Debitorenrechnungen abgedruckt wird.
Starten Sie im Reiter ⨠Einstellungen ⨠Mandanteneinstellungen. Scrollen Sie ganz nach unten, bis Sie zum Abschnitt Firmenlogo (1) gelangen. Sie haben nun die Möglichkeit, das Logo als Bilddatei mittels Drag & Drop auf den abgebildeten Pfeil zu ziehen oder mit Klick auf ⨠Dateien hochladen hochzuladen.
Debitoreneinstellungen einrichten
Navigieren Sie zu ⨠Einstellungen ⨠Rechnungen und vergewissern Sie sich, das alle Einstellungen Ihren Debitoreneinstellungen entsprechen. Scrollen Sie anschliessend hoch und klicken Sie auf ⨠speichern.
Schritt 10: Kontenplan erfassen
Die Konten/Kategorien des Accounto Standardkontenplans, können nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Manuell hinzugefügte Konten oder Kategorien, können beliebig gelöscht, bearbeitet oder verschoben werden.
Navigieren Sie zu ⨠Einstellungen ⨠Kontenplan.
Wechseln Sie zwischen Bilanz und Erfolgsrechnung wechseln.
Mit dem Klick auf die drei Punkte klicken, lassen sich Konten umbenennen, neue Konten oder Kategorien hinzufügen.
Hier können Sie die Eröffnungsbilanz erfassen.
Weitere Informationen, finden Sie in diesem Artikel.
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