Damit Sie einen reibungslosen Jahresabschluss für Ihren Mandanten vornehmen können ist es essenziell, die eskalierten Buchungen und Transaktionen vollständig abzustimmen.

Kreditoren freigeben:

Vergewissern Sie sich, dass sich keine bereits bezahlten Kreditorenrechnungen im Reiter "Kreditoren freigeben" befinden. Bitte genehmigen Sie alle Kreditoren, die bereits beglichen wurden oder in naher Zukunft beglichen werden. Auf diese Weise können die entsprechenden Belege mit den noch ausstehenden oder eskalierten Transaktionen abgeglichen werden.

Spesen genehmigen:

Gleiches gilt für ausstehende Spesen. Bitte erteilen Sie die Freigabe für Spesen, die bereits an die Mitarbeiter:innen ausbezahlt wurden oder in Kürze rückerstattet werden sollen.

Eskalierte Buchungen:

Navigieren Sie zu “Buchungen prüfen” (1) und dann auf den Reiter "Eskalierte Buchungen" (2).
Accounto bucht hochgeladene Belege automatisch. Ist das Konto unbekannt oder fehlen sonstige Angaben, kann die Buchung nicht vorgenommen werden. In diesem Fall wird die Buchung an Sie eskaliert. Eskalierte Buchungen bzw. Belege müssen durch Sie manuell gebucht und genehmigt werden. Bevor Sie diese Belege nicht buchen, werden die Buchungen im Journal nicht erscheinen.

Eskalierte Transaktionen:

Navigieren Sie zu “Abstimmung” (1) und anschliessend auf den Reiter "Eskaliert" (2).
Fehlen Angaben in der Transaktion oder ist kein passender Beleg zu finden, wird die Transaktion eskaliert. Die eskalierten Transaktionen werden im Register eskaliert angezeigt und müssen mit den entsprechenden Belegen oder mit manuellen Buchungen abgestimmt werden.

Als Nächstes sehen Sie einige Beispiele, wie Accounto Transaktionen verbucht bzw. was es zu beachten gilt sobald eine manuelle Buchung oder zwei Belege abgestimmt werden.

Abstimmung durch einen Beleg und manuelle Buchungen

Ist ein Beleg für eine Transaktion vorhanden, kann dieser angewählt werden und wird automatisch über das entsprechende Gegenkonto des Belegs (oftmals 1100 bei Debitoren oder 2000 bei Kreditoren) gebucht.
Sobald manuelle Buchungen hinzukommen müssen diese ebenfalls gegen das 1100 bzw. 2000 Konto gebucht werden.

Abstimmung durch mehrere Beleg und manuellen Buchungen
Sobald mehr als ein Beleg mit einer Transaktion abgestimmt werden, müssen alle manuelle Buchung, welche an diese Transaktion angehängt werden sollen, an das Durchlaufkonto 1099 gebucht werden anstatt 2000 bzw. 1100.

Kreditkartenbelege mit und ohne Währungsdifferenzen

Kreditkartenbelege werden durch die zuweisen zu einer Kreditkarten-Transaktion automatisch vom Durchlaufskonto 2050 Kreditkartenzahlungen auf das effektive Kreditkarten-Konto (207x) umgebucht.

Gibt es eine Differenz des Belegs und der Transaktion, öffnet sich eine Buchungsmaske, wobei diese Differenz ebenfalls auf das Gegenkonto des Belegs gebucht werden muss.

Fremdwährungstransaktionen abstimmen
Beispiel Währungsdifferenz (Währungsverlust):

Eine Kreditorenrechnung über EUR 10'000 wurde mit dem Umrechnungskurs 1.05 verbucht, also CHF 10'500. Durch Kursschwankungen wurden schlussendlich CHF 10'800 bezahlt. Die Währungsdifferenz über CHF 300 muss nun ausgebucht werden. Des Weiteren sind noch 20 CHF Bankspesen angefallen. Bei Zuweisung des Beleges zur Transaktion wird automatisch eine Buchungsmaske mit CHF 300 aufgehen. Diese würde wie folgt verbucht werden:

Die kursiv geschriebenen Buchungen müssen manuell von Ihnen getätigt werden.

Beispiel Währungsdifferenz (Währungsgewinn):

Die kursiv geschriebenen Buchungen müssen manuell von Ihnen getätigt werden.

Abstimmen ohne Beleg
​Abstimmung durch Manuelle Buchung

Ist kein Beleg für eine Transaktion vorhanden, kann diese mit einer manuellen Buchung ausgeglichen werden. Zu beachten ist dabei, dass die Buchung direkt auf das Bankkonto oder Kreditkartenkonto vorgenommen wird. Die Buchungssätze können beispielsweise wie folgt lauten:

Bankgutschrift: Bankkonto (102x) / Ertragskonto
Bankbelastung: Aufwandskonto / Bankkonto (102x)

Handelt es sich um eine Kreditkarten-Transaktion, wird anstelle des Bankkontos das Konto 2050 Kreditkartenzahlungen benutzt.

Hierbei können auch mehrere manuelle Buchungen in der Buchungsmaske gemacht werden. Entscheidend ist, dass auf dem Bankkonto in Summe der richtige Betrag (gemäss Transaktion) verbucht wird.

Wird der Beleg noch nachgereicht, soll mit diesem Schritt abgewartet werden, sodass die Transaktion mit dem Beleg abgestimmt werden kann.

Prüfen Sie, ob alle Flüssigen Mittel-Konten den korrekten Saldo per 31. Dezember enthalten.

Gehen Sie in den Kontoblättern folgende Konten für das Geschäftsjahr durch und prüfen Sie ob, sie einem Saldo von null entsprechen (Abzgl. offene Debitoren/Kreditoren per Ende Geschäftszeitraum):

Das Konto 1090 muss leer sein. Dort dürfen keine Buchungen für das aktuelle Geschäftsjahr ersichtlich sein. Falls Buchungen doch vorhanden sein sollten, befinden sich vermutlich noch Transaktionen in den eskalierten Transaktionen oder im Tab "Ausstehend".

Das Konto 2050 muss ebenfalls leer sein, da alle Kreditkartenbelege welche abgestimmt sind, automatisch auf der entsprechende Kreditkartenkonto (227X) umgebucht werden.

Am Besten gelingt Ihnen die Kontrolle, wenn Sie in ein PDF der Kontoblätter erstellen und sich die jeweiligen Soll/Haben Buchungen ankreuzen. Falls die Differenz nicht gross ist, kann auch nach dem Betrag gesucht werden.

Gehen Sie die AHV, BVG u. dgl. Konten durch: 2270, 2271, 2273, 2274 sowie 2279.

Diese Konten müssen auch für das aktuelle Geschäftsjahr auf Null stehen (Ausser es bestehen zum Ende des Geschäftszeitraumes noch Guthaben oder Schulden bei der entsprechenden Sozialversicherung).

Abgrenzungen und Rückstellungen nehmen Sie im Journal oder im Kontoblatt mittels einer manuellen Buchung vor.

Bitte überprüfen Sie dafür folgende Kontengruppen für Abschreibungen:

Bitte prüfen Sie zudem, ob für Rückstellungen gemacht oder ausgelöst werden müssen.

Erstellen Sie eine Erfolgsrechnung. Prüfen Sie die Ertrags und Aufwandskonten. Falls gewisse Buchungen anders verbucht werden sollen, können Sie dies ganz einfach und schnell über eine Buchungsregel anpassen.

Abstimmung

Wie schliesse ich das Geschäftsjahr ab?

Warum entspricht das Saldo der OP-Listen nicht dem Saldo der Konten 2000/1100?

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