Und so funktioniert's...
Übersicht
Ablauf
1. Upload Dokument
Als erstes sollten die Belege/Dokumente hochgeladen werden. Hierbei müssen alle buchungsrelevanten Belege, auch Akontorechnungen oder Kreditkartenabrechnungen, hochgeladen werden.
✔️ Dokument ist in Ordnung.
Das Dokument wurde korrekt hochgeladen.
Der Beleg wird richtig verbucht.
❌Dokument ist nicht in Ordnung.
Das Dokument wurde falsch hochgeladen (zwei Belege in einem Dokument z.B.).
Siehe auch: Was ist beim Upload der Belege zu beachten?
Der Beleg wurde nicht von Accounto verbucht.
Gehen Sie in ⨠ Buchhaltung ⨠ Buchungen prüfen ⨠ eskalierte Buchungen und verbuchen den Beleg manuell.
❗ TIPP: Unter Notizen finden Sie einen Hinweis, warum der Beleg nicht verbucht werden konnte!
2. Schon bezahlt?
💳 Ist die Rechnung bereits bezahlt?
Der Beleg ist bereit zum Abstimmen.
❗ Tipp: Sie können uns eine handschriftliche Notiz auf dem Beleg da lassen, wenn die Rechnung schon begleichen worden ist. Dann ändern wir den Status auf "bezahlt" für Sie.
💸 Möchten Sie die Rechnung über Accounto bezahlen?
Unter ⨠ Kreditoren freigeben und ⨠ Kreditoren bezahlen können Sie die Belege genehmigen und entsprechend einen Zahlungsfile für Ihr E-Banking generieren.
Nun ist der Beleg bereit zum Abstimmen.
3. Beleg vorhanden?
✔️ Beleg ist vorhanden und auf Accounto hochgeladen.
Accounto matched bzw. stimmt 70-80% der Transaktionen selbst ab.
❗ Tipp: Die Transaktionen werden nur automatisiert abgestimmt, wenn ein Beleg vorliegt. Daher laden Sie immer zeitnah und regelmässig die Dokumente hoch.
❌Beleg ist nicht vorhanden.
Die Transaktionen können nicht automatisch abgestimmt werden. Diese Transaktionen finden Sie unter ⨠ Buchhaltung ⨠ Abstimmung ⨠ eskaliert.
Entsprechend können Sie den Beleg hochladen und unter ⨠ Abstimmung
⨠ eskaliert manuell abstimmen.
Möchten Sie den Beleg nicht hochladen, können Sie die Transaktion wie oben beschrieben, manuell verbuchen.
Sollte es sich um eine wiederholende Transaktion ohne Beleg handeln, können Sie ebenfalls mit Buchungsregeln arbeiten.
❗ TIPP: Mit Buchungsregeln können Sie einen Automatisierungsgrad bis zu 95% erreichen. Falls bei der automatisierten Verbuchung Konten von Accounto verwendet werden, welche nicht Ihrem Kontoplan entsprechen, können Sie ebenfalls mit den Buchungsregeln binnen Sekunden alle Umbuchungen sowohl für alte als auch für zukünftige Buchungen korrekt avisieren.
4. JOB DONE!
Die Transaktion wurde mit dem Beleg gematched!
Dies sind alle Schritte, welche regelmässig vom KMU bzw. Treuhänder abgearbeitet werden müssen damit die Buchhaltung automatisiert und aktuell geführt werden kann.
