Und so funktioniert's...
Was ist beim Upload zu beachten?
Zum vollständigen Artikel, wie man einen Beleg hochlädt: Dokumente hochladen
Jeden Beleg einzeln hochladen, keine Sammeldateien.
Darauf achten, dass der komplette Beleg mit allen Informationen hochgeladen wird (nur der Einzahlungsschein reicht nicht aus).
Die Belege auf ihre Vollständigkeit prüfen (alle Seiten vorhanden).
Unbedingt darauf achten, dass die Belege gut leserlich sind.
Bei Ratenzahlungen laden Sie bitte den Belege mehrfach hoch.
Beispiel für 3 Ratenzahlungen:
Der gleiche Beleg wird dreimal hochgeladen mit jeweils einem handschriftlichen Vermerk oben "Rate 1 von 3 - 500 CHF, Rate 2 von 3 - 500 CHF & Rate 3 von 3 - 250 CHF"Falls der Beleg bereits bezahlt wurde, kann dies direkt auf dem Beleg Vermerkt werden (handschriftlich oder mit Stempel). Ansonsten müssen die Belege manuell freigegeben werden.
❗ WICHTIG: Falls der Beleg als bezahlt markiert wird, bitte in jedem Fall das Zahlungsmittel ergänzen (Debitkarte, Kreditkarte, Bar etc.).
Sobald eine Banktransaktion manuell abgestimmt wurde weil der Beleg fehlte, darf der Beleg auf keinen Fall hochgeladen werden. Accounto bucht auf dem Beleg direkt auf das Erfolgs-oder Aufwandskonto. Somit hätten Sie einen doppelten Aufwand/Ertrag und einen offenen Posten im 2000/1100
Das Gleiche gilt, falls eine Buchungsregel erstellt wurde. Die Buchungsregel bucht Transaktionen direkt auf den Aufwand/Ertrag. Sobald Sie für diese Transaktionen einen Beleg hochladen, wird der Aufwand/Ertrag doppelt verbucht. Deshalb niemals einen Beleg hochladen, insofern bereits eine Buchungsregel dafür bereits besteht. (bsp.: Swisscom Abbuchungen)
Falls mehrere Personen Dokumente hochladen, sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass die Dokumente nicht doppelt hochgeladen werden.
Sobald die Abstimmung für einen Zeitraum gemacht wurde, sollten die fehlenden Belege vom Kunden angefordert werden. Dies kann über die Abstimmung mit dem Button "Beleg beim Kunden anfordern" getan werden. Setzen Sie ein Fälligkeitsdatum. Nach Ablauf dieser Frist sollte generell mit dem Kunden kommuniziert werden, dass die Belege nicht mehr hochgeladen werden dürfen. Ansonsten verhält es sich wie oben beschrieben um einen ungewollten doppelten Aufwand/Ertrag.
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