Und so funktioniert's...
Wo finde ich diese Funktion?
Klicken Sie auf das Modul "Finanzen" und auf dem Unterpunkt "Spesen".
Spesen hochladen
Generell können Sie die Spesen analog wie die Dokumente hochladen.
Klicken Sie auf ⨠ + UPLOAD.
Klicken Sie nun auf ⨠ Dateien auswählen oder ziehen die Dateien ganz einfach per Drag&Drop ins Feld.
❗ WICHTIG: Es können generell lediglich Dokumente in den Formaten JPEG, PNG, TIFF und PDF verarbeitet werden.
Tragen Sie den Namen der Mitarbeiterin/ des Mitarbeiters ein.
Klicken Sie anschliessend auf speichern.
❗ HINWEIS: Nach dem Hochladen wird das Dokument extrahiert und anschließend im Menüpunkt Spesen aufbewahrt. Somit haben Sie alle Spesenbelege schnell und einfach an einem Ort gespeichert.
Spesen verwalten
Das Spesen-Tool ist in folgende fünf Bereiche unterteilt:
Ausstehend | Alle noch unbearbeiteten und noch nicht extrahierten Spesenbelege sind unter ausstehend abgelegt. Sobald der Beleg fertig gebucht und extrahiert wurde, steht er Ihnen zur Genehmigung unter Finanzen - Kreditoren freigeben bereit. |
Genehmigt | Wurde der Spesenbeleg genehmigt, so wird er im Spesenmodul ebenfalls unter genehmigt angezeigt. Zusätzlich steht der Beleg zur Bezahlung unter Finanzen - Kreditor bezahlen bereit. |
Bezahlt | Sobald der Spesenbeleg bezahlt wurde oder als bezahlt markiert wurde, erscheint der Beleg unter bezahlt. |
Verbucht | Sobald nach der Bezahlung der Abgleich stattgefunden hat, erscheint der Beleg unter verbucht. |
Abgelehnt | Wurde ein Spesenbeleg von Ihnen im Kreditorenmodul abgelehnt, wird der Beleg bei abgelehnt angezeigt. |
❗ HINWEIS: Mitarbeiter manuell in den "Spesen" hinterlegen für die Auszahlung:
Die Bankkontoinformationen des Mitarbeiters aus irgendeinem Grund nicht automatisch übernommen.
1. Gehen Sie zu >> Finanzen >> Spesen und dann auf >>Ausstehend oder >>Genehmigt
2. Suchen Sie den Betrag um den es sich handelt und klicken Sie auf >>Öffnen
3. Oben rechts geben Sie den Namen des Mitarbeiters ein und klicken auf >>Genehmigen
