Und so funktioniert's

Einführung
Wo befindet sich diese Funktion?
Detailansicht eines Dokuments
Ein Dokument manuell bearbeiten
Ein bereits extrahiertes Dokument bearbeiten
Buchung eines Dokuments
Zahlung
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Einführung

Das Modul Dokumente ist ein Archiv, das alle Dokumente vereint, die das System aus allen Modulen der Plattform importiert hat und die in Accounto generiert wurden.

Wo befindet sich diese Funktion?

In diesem Modul sind alle Dokumente sichtbar, die in das System hochgeladen wurden,
z. B. Rechnungen, Ausgaben, Verträge oder andere Berichte.

❗ HINWEIS: Wie Sie ein Dokument auf die Plattform hochladen können, erfahren Sie in diesem Artikel. Es ist zum Beispiel möglich, ein Dokument aus der mobilen Anwendung zu importieren. Zum Scannen von Dokumenten verwenden Sie einen Scanner oder eine Handykamera mit einer ausreichenden Auflösung, die es ermöglicht, ein scharfes Bild in das System hochzuladen.

Von der Dokumentenübersicht aus ist es möglich, die Dokumente nach verschiedenen Kriterien zu filtern. Durch Klicken auf das Tabellensymbol oben rechts in der letzten Titelspalte können die Spalten verwaltet werden, um die Reihenfolge der Dokumente anders anzuordnen.

Es ist auch möglich, ein Dokument nach Datum oder nach Namen zu suchen oder eine Schnellansicht ganz oben auf der Seite zu erstellen. Mit dem Filter Quelle können Sie feststellen, auf welchem Weg ein Dokument in das System importiert wurde.

Detailansicht eines Dokuments

Um ein Dokument zu bearbeiten, klicken Sie einfach auf die Zeile, die die Informationen des Dokuments enthält, oder auf das Augensymbol in der letzten Spalte auf der rechten Seite des Bildschirms.

Wenn Sie ein Dokument öffnen, wird dieDetailansicht angezeigt, mit Schnellaktionen von den Symbolen oben rechts, den drei Schritten der Dokumentverwaltung unter dem Titel, den Informationsfeldern links und der Dokumentansicht rechts.

Mit den vier Symbolen in der oberen rechten Ecke können Sie folgende Funktionen im Dokument aufgerufen werden

Das Dokument archivieren
Das Dokument löschen
Das Dokument kommentieren
Eine mit dem Dokument verknüpfte Aufgabe erstellen

Wenn die Zahlungsart "Spesen" ist, erscheint ein neues Dialogfeld, in dem Sie einen bereits im System konfigurierten Mitarbeiter als Absender der Ausgabe angeben und die Ausgabe durch Änderung des Zahlungsstatus genehmigen oder ablehnen können.

Über die Registerkarte "Zahlungsart" in der Detailansicht, ist es auch möglich, ein bereits abgestimmtes Dokument durch Änderung des Zahlungsstatus erneut abzustimmen.

Ein Dokument manuell bearbeiten

Es ist möglich, ein Dokument manuell zu bearbeiten, ohne dass es zuvor vom System extrahiert wurde. Um ein Dokument manuell zu bearbeiten, gehen Sie einfach in die Detailansicht und klicken Sie auf "Manuelle Bearbeitung".

Die folgende Warnung wird angezeigt: Das Dokument wird gerade extrahiert und verbucht. Sobald dieser Prozess abgeschlossen ist, haben Sie die Möglichkeit, alle Felder zu bearbeiten. Wenn Sie das Dokument manuell bearbeiten möchten, wird der Prozess unterbrochen und es gibt keine Möglichkeit, zurückzugehen.

❗ HINWEIS: Wenn Sie ein Dokument dringend buchen möchten, empfehlen wir Ihnen, die manuelle Bearbeitung hier vorzunehmen.

Ein bereits extrahiertes Dokument in Accounto bearbeiten

Der Tab "Bearbeiten" ist standardmäßig sichtbar. Hier können Sie die allgemeinen Informationen des Dokuments ändern und ihm einen Tag zuweisen. Die Informationen, die das System bei der Extraktion des Dokuments ausfüllt, können hier geändert werden. Es ist beispielsweise möglich, die Zahlungsart eines Dokuments zu ändern, auch bei einem bereits abgeglichenen Dokument (z. B. von Kreditorenrechnung zu Kreditkarte).

Buchung eines Dokuments

Im Tab "Buchung" können Sie die Daten für die Erstellung von Buchungen nach dem Abrufen des Dokuments ändern.

Zahlungen

Der Tab "Zahlung" enthält die Informationen zur Bezahlung der Rechnung oder der Spesen. Diese Daten werden verwendet, wenn Sie unter dem Menüpunkt Finanzen > Rechnungszahlung eine XML-Datei für die Zahlung erzeugen.