Et voici comment cela fonctionne
Introduction
Le module Documents est une archive réunissant tous les documents importés et générés par le système depuis tous les modules de la plateforme.
Où se trouve cette fonction ?
Dans ce module sont visibles tous les documents téléchargés dans le système, tels que les factures, dépenses, contrats ou tout autre rapport.
❗ CONSEIL : Pour savoir comment télécharger un document dans la plateforme, consultez cet article. Il par exemple possible d'importer un document depuis l'application mobile. Pour la numérisation des documents, utilisez un scanner ou un appareil photo de téléphone portable avec une résolution suffisante qui permette de télécharger une image nette dans le système.
Depuis la vue d'ensemble des documents, il est possible de filtrer les documents selon plusieurs critères. En cliquant sur l'icône tableau, en haut à droite de la dernière colonne de titre, il est possible de gérer les colonnes pour pouvoir classer différemment l'ordre des documents.
Il est aussi possible de rechercher un document par date, selon son libellé ou créer un affichage rapide tout en haut de la page. Le filtre Source permet d'identifier par quel moyen un document a été importé dans le système.
Vue détaillée du document
Pour traiter un document, il suffit de cliquer sur la ligne qui contient les informations du document ou sur l'icône oeil dans la dernière colonne, à droite de l'écran.
En ouvrant un document, sa vue détaillée s'affiche avec les actions rapides depuis les icônes en haut à droite, les 3 étapes de la gestion du document sous le titre, la visualisation du document à droite et les champs d'informations à gauche.
Les quatre icônes en haut à droite permettent de procéder aux opérations suivantes sur le document
Archiver le document
Supprimer le document
Commenter le document
Créer une tâche liée au document
Lorsque le Type de paiement est Dépenses, une nouvelle boîte de dialogue apparaît et il est possible de renseigner un employé déjà configuré dans le système comme étant l'émetteur de la dépense et de procéder à l'approbation ou au rejet de la dépense en modifiant le Statut de paiement.
Depuis l'onglet Type de paiement de la vue détaillée, il est également possible de dé-réconcilier un document déjà rapproché en modifiant le Statut de paiement.
Traiter un document manuellement
Il est possible de procéder au traitement manuel d'un document, sans que celui-ci ait été précédemment extrait par le système. Pour traiter manuellement un document, il suffit d'entrer dans sa vue détaillée et de cliquer sur Traitement manuel.
L'alerte suivante s'affiche: Le document est en cours d'extraction et de comptabilisation. Dès que ce processus sera terminé, vous aurez la possibilité d'éditer tous les champs. Si vous souhaitez traiter le document manuellement, le processus sera interrompu et il sera impossible de revenir en arrière.
❗ CONSEIL : Si vous souhaitez comptabiliser en urgence un document, nous vous recommandons de procéder à son traitement manuel ici.
Dans le cas du traitement manuel d'un document dans la plateforme, les informations sont vides et que c'est à l'utilisateur de les renseigner.
Traiter un document déjà extrait dans Accounto
L'onglet Traitement est visible par défaut. Il est possible ici de modifier les informations générales du document et de lui attribuer un Tag. Les informations renseignées par le système lors de l'extraction du document sont modifiables ici. Il est par exemple possible de modifier le type de paiement d'un document, y-compris pour un document déjà rapproché (par exemple de Facture créancier à Carte de crédit).
Comptabilisation d'un document
L'onglet comptabilisation permet de modifier les données relatives à la création d'écritures comptables suite à l'extraction du document.
Paiement
L'onglet paiement contient les informations relatives au paiement de la facture ou du ticket. Ces données seront utilisées lors de la génération de fichier XML de paiement sous le menu Finances > Paiement des factures.