Et voilà comment cela fonctionne...
Où puis-je trouver cette fonction?
Cliquez sur le module "Finances" et sur le sous-menu "Dépenses".
Télécharger les dépenses
En général, vous pouvez télécharger les dépenses de la même manière que les documents.
Cliquez sur ⨠ + Télécharger.
Cliquez ensuite sur ⨠ Sélectionner les fichiers ou faites tout simplement glisser les fichiers dans le champ.
a. ❗ IMPORTANT : En règle générale, seuls les documents aux formats JPEG, PNG, TIFF et PDF peuvent être traités.
Saisissez le nom du collaborateur/de la collaboratrice.
Cliquez ensuite sur >> sauvegarder.
❗ REMARQUE : après le téléchargement, le document est extrait et ensuite conservé dans le menu Dépenses. Vous disposez ainsi rapidement et facilement de tous les justificatifs de dépenses au même endroit.
Gérer les dépenses
L'outil de gestion des dépenses est divisé en cinq parties:
En attente | Tous les justificatifs de frais qui n'ont pas encore été traités et extraits sont classés sous en attente. Dès que le justificatif a été comptabilisé et extrait, il est disponible pour approbation sous Finances - Contrôle des factures. |
Approuvé | Si le justificatif de dépense a été approuvé, il est également affiché dans le module des dépenses sous Approuvé . De plus, le justificatif est disponible pour le paiement sous Finances - Paiements des factures. |
Payé | Dès que le justificatif da été payé ou marqué comme payé, il apparaît sous payé. |
Posté sur | Dès que le rapprochement a eu lieu après le paiement, le document apparaît sous comptabilisé. |
Rejeté | Si un justificatif de frais a été refusé par vos soins dans le module Créanciers, le justificatif s'affiche avec Refusé. |
❗ REMARQUE: Affecter manuellement l'employé dans les "Dépenses" pour le paiement :
Les informations du compte bancaire du collaborateur ne sont pas reprises automatiquement pour une quelconque raison.
Allez dans >> Finances >> Dépenses et ensuite sur >> Et attente ou >> Approuvé
Recherchez le montant dont il s'agit et cliquez sur >> Ouvrir
En haut à droite, introduisez le nom du collaborateur/trice et cliquez sur >> Approuver
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