Pour que la clôture annuelle de votre client se déroule sans accroc, il est essentiel que les écritures et transactions escaladées soient entièrement réconciliées.

Écritures invalides:

Naviguez vers "Vérifier les écritures" (1) puis vers l'onglet "Écritures invalides" (2).

Accounto comptabilise automatiquement les documents téléchargés. Si le compte est inconnu ou si d'autres données manquent, l'écriture ne peut pas être créée. Dans ce cas, l'écriture vous est "escaladée" dans l'onglet Écritures invalides. Les écritures ou documents invalides devront être enregistrés et approuvés manuellement par vos soins. Tant que vous n'aurez pas enregistré ces documents, les écritures n'apparaîtront pas dans le journal.

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Approuver les factures fournisseurs:

Assurez-vous qu'il n'y a pas de factures fournisseurs déjà payées dans l'onglet "Approuver les fournisseurs". Veuillez approuver les factures qui ont déjà été réglées ou qui le seront dans un avenir proche. De cette manière, les documents correspondants peuvent être comparés aux transactions en attente ou escaladées.

Approuver les dépenses:

Il en va de même pour les dépenses. Veuillez approuver les dépenses qui ont déjà été payées aux employés ou qui doivent être remboursées prochainement.
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Transactions à contrôler:

Naviguez vers "Rapprochement" (1) et ensuite vers l'onglet "à contrôler" (2).

Si des données manquent dans la transaction ou si aucun document correspondant n'est trouvé, la transaction est escaladée. Les transactions escaladées sont affichées dans l'onglet à contrôler et doivent être rapprochées avec les documents correspondants ou avec des écritures manuelles.

Voici quelques exemples de la manière dont Accounto comptabilise les transactions et quelques points auxquels il faut prêter attention lorsqu'une écriture manuelle ou deux documents sont rapprochés.

Rapprochement par un document et des écritures manuelles

Si un document existe pour une transaction, il peut être sélectionné et sera automatiquement comptabilisé par le compte de contrepartie correspondant du document (souvent 1100 pour les débiteurs ou 2000 pour les créanciers).

Dès que des écritures manuelles sont ajoutées, celles-ci doivent également être comptabilisées en contrepartie des comptes 1100 ou 2000.

Rapprochement par plusieurs documents et écritures manuelles

Dès que plusieurs documents sont rapprochés avec une transaction, toutes les écritures manuelles qui doivent être rattachées à cette transaction doivent être comptabilisées sur le compte de passage 1099 au lieu du 2000 ou du 1100.

Reçus de carte de crédit avec et sans différences de change

Les reçus de carte de crédit sont automatiquement transférés du compte de passage 2050 Paiements par carte de crédit vers le compte de carte de crédit effectif (207x) lorsqu'ils sont affectés à une transaction par carte de crédit.

S'il y a une différence entre le document et la transaction, un masque de comptabilisation s'ouvre, cette différence devant également être comptabilisée sur le compte de contrepartie du document.

Rapprocher les transactions en monnaie étrangère

Exemple de différence de change (perte de change):

Une facture fournisseur de 10'000 EUR a été comptabilisée au taux de change de 1.05, soit 10'500 CHF. Suite à des fluctuations de cours, 10'800 CHF ont finalement été payés. La différence de change de 300 CHF doit maintenant être décomptabilisée. En outre, des frais bancaires de 20 CHF ont encore été occasionnés. Lors de l'attribution du justificatif à la transaction, un masque d'écriture avec 300 CHF s'ouvre automatiquement. Celui-ci serait comptabilisé comme suit :

Les écritures en italique doivent être effectuées manuellement par vos soins.

Exemple de différence de change (gain de change):

Rapprochement sans document

Rapprochement par écriture manuelle

Si aucun document n'est disponible pour une transaction, celle-ci peut être rapprochée par une écriture manuelle. Il convient de noter que l'écriture est passée directement sur le compte bancaire ou le compte de carte de crédit. Les jeux d'écritures peuvent par exemple se présenter comme suit :

Crédit bancaire : Compte bancaire (102x) / Compte de produits

Débit bancaire : compte de charges / compte bancaire (102x)

S'il s'agit d'une transaction par carte de crédit, le compte 2050 Paiements par carte de crédit est utilisé à la place du compte bancaire.

Dans ce cas, il est également possible d'effectuer plusieurs écritures manuelles dans le masque d'écriture. Ce qui est déterminant, c'est que le montant correct (selon la transaction) soit comptabilisé sur le compte bancaire dans son ensemble.

Si la pièce justificative est encore envoyée ultérieurement, il convient d'attendre avant de procéder à cette étape, afin que la transaction puisse être rapprochée avec la pièce justificative.

Vérifier que tous les comptes de liquidités contiennent le solde correct au 31 décembre.

Passez en revue les comptes suivants dans les feuilles de compte pour l'exercice et vérifiez s'ils correspondent à un solde nul (moins les débiteurs/créanciers ouverts à la fin de l'exercice) :

Le compte 1090 doit être vide. Aucune écriture ne doit y être visible pour l'exercice en cours. Si des écritures existent malgré tout, il y a probablement encore des transactions dans les transactions escaladées ou dans l'onglet "En attente".

Le compte 2050 doit également être vide, car tous les justificatifs de carte de crédit qui sont rapprochés sont automatiquement transférés sur le compte de carte de crédit correspondant (227X).

Le meilleur moyen de contrôler est de créer un PDF des feuilles de compte et de cocher les écritures de débit/crédit correspondantes. Si la différence n'est pas importante, il est également possible de rechercher le montant.

Passez en revue les comptes AVS, LPP et similaires. Passez en revue les comptes : 2270, 2271, 2273, 2274 et 2279. Ces comptes doivent également être à zéro pour l'exercice en cours (sauf s'il existe encore des avoirs ou des dettes auprès de l'assurance sociale correspondante à la fin de la période d'exercice).

Vous effectuez les régularisations et les provisions dans le journal ou dans la feuille de compte au moyen d'une écriture manuelle.

Veuillez vérifier à cet effet les groupes de comptes suivants pour les amortissements :

Veuillez également vérifier si des provisions doivent être constituées ou déclenchées :

Etablissez un compte de résultat. Contrôlez les comptes de produits et de charges. Si certaines écritures doivent être comptabilisées différemment, vous pouvez l'adapter très facilement et rapidement via une règle comptable.