Und so funktioniert's...
Neue Funktionen & wo Sie sie finden
1. Elektronische Lohnmeldungen (ELM)
Menü: Personal > Berichte > ELM
Monatliche Meldungen:
Quellensteuer & Statistik
EMA Meldungen (Eintritte / Mutationen / Austritte)
Jährliche Meldungen:
Jahresmeldung (AHV, FAK, UVG, UVGZ, KTG, Grenzgänger, Lohnausweis)
BVG voraussichtliche Meldung
Versand als:
Produktivmeldung
Testmeldung (Plausibilitätsprüfung durch Swissdec)
Korrekturmeldung (ersetzt eine frühere Meldung)
2. Neue und überarbeitete Lohnberichte
Menüs:
Personal > Berichte > Rekapitulation
Personal > Berichte > Versicherungen
Lohnrekapitulation
Verbesserung der Performance (deutlich kürzere Berechnungszeiten)
Detailliertere Auswertungen, z.B.:
Totale pro Versicherungsplan
Feinere Aufschlüsselung der Quellensteuer
Separate Ausweisung von Spesen
Zwei neue PDF-Exporte (Swissdec-konform)
Jahres-Export
Monats-Export
Versicherungsberichte (PDF)
AHV & ALV
AHV-freie Personen
UVG
UVGZ
KTG
Alle Berichte entsprechen den Swissdec-Standards V5.0.
3. Neuer Swissdec-konformer Lohnausweis
Menü: Personal > Berichte > Lohnausweis
Swissdec-konformer Lohnausweis mit Barcode
Automatische Übernahme von Bemerkungen aus den Einstellungen
Neuer Prozess:
Bestätigen = Urkunde
Nach Bestätigung nicht mehr änderbar oder löschbar
Korrekturen erfolgen über einen neuen Lohnausweis-Rektifikat (ggf. via ELM übermittelt)
Vollständiges Tutorial
Wichtige Hinweise zum Ablauf der elektronischen Lohnmeldung
✅ Vollständige Stammdaten sind Voraussetzung
Alle neuen Felder (Firma, Mitarbeitende, Versicherungen) müssen korrekt ausgefüllt sein. Nutzen Sie dazu unsere ELM-Checkliste.
🧪 Testmeldungen nutzen
Testmeldungen werden von Swissdec geprüft, aber nicht an die Institutionen weitergeleitet – ideal zur Kontrolle vor dem produktiven Versand.
🕒 Mutationen müssen zeitlich korrekt erfasst werden
Eintritte, Mutationen und Austritte müssen im richtigen Monat gespeichert sein, damit sie automatisch in die ELM-Meldungen übernommen werden.
✍️ Manuelle Mutationen sind möglich
Falls eine Mutation nicht korrekt erfasst wurde, kann sie direkt in der ELM-Meldung manuell ergänzt werden.
🔄 Rückmeldungen sind asynchron
Antworten der Institutionen treffen zeitversetzt ein. Status wie Verarbeitung, Erledigt, Fehler oder Ergänzung erforderlich geben Auskunft über das weitere Vorgehen.
📄 Ergänzungen direkt oder extern
Ergänzungen erfolgen entweder über ein Formular in Accounto oder über eine Weiterleitung auf die Webseite der jeweiligen Institution.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
1. Wo sehe ich, warum eine ELM-Meldung fehlgeschlagen ist?
Das hängt davon ab, wo der Fehler entsteht:
Fehler bei der Berichtserstellung/Berechnung:
Wenn beim Erstellen des Reports Pflichtangaben fehlen (z. B. Angaben im Mandat oder bei Mitarbeitenden), kann der Report nicht erstellt werden. In diesem Fall erhalten Sie direkt in Accounto eine rote Fehlermeldung, die in der Regel aufzeigt, welche Angabe fehlt.Fehler bei der Übermittlung (zwischen Swissdec und der Institution):
In seltenen Fällen kann die Übermittlung technisch fehlschlagen, obwohl die Daten korrekt sind. Dann liegt es nicht an Ihren Einstellungen, sondern an der Übertragung. In diesem Fall ist normalerweise eine erneute Übermittlung nötig.
2. Erhalte ich eine Benachrichtigung, wenn Institutionen später Rückmeldungen liefern?
Nein. Es gibt aktuell keine Push-Benachrichtigung (z. B. in Aufgaben oder per Hinweis).
Die Rückmeldungen werden im Übermittlungs-Status angezeigt:
Wenn Sie die Ansicht verlassen und später wieder öffnen, wird der Status aktualisiert.
Wenn Sie in der Ansicht bleiben, können Sie über „Aktualisieren“ den neuesten Stand abrufen.
Teilweise sehen Sie eine voraussichtliche Verfügbarkeit der Rückmeldung – diesen Zeitpunkt sollten Sie sich notieren und später nochmals prüfen.
3. Kann ich die Lohnausweis-Einstellungen im 2025 noch anpassen, wenn die Löhne bereits bezahlt wurden?
Grundsätzlich ist es so, dass bestimmte Perioden nach einer Lohnverarbeitung „gesperrt“ sind.
Für die Einstellungen zum Lohnausweis ist jedoch vorgesehen, dass dieser Bereich nicht blockiert bleibt, auch wenn z.B. der Dezemberlohn bereits verarbeitet wurde.
Trotzdem gilt:
Je früher Sie die Lohnausweis-Einstellungen pflegen, desto besser – denn fehlende Angaben (z. B. zum Spesenreglement) führen später zu zusätzlichem Aufwand.
4. Was ist die „BUR-Nummer“ und wie komme ich als Treuhänder einfach daran?
Die BUR-Nummer muss in der Regel beim Bundesamt für Statistik (BFS) beantragt werden.
Wenn Sie den Antrag für Ihre Kundschaft übernehmen dürfen, können Sie die Nummer selbst beantragen.
Wenn die Kundschaft bereits eine Nummer hat, muss sie Ihnen diese mitteilen.
5. Kann ich die Lohnberichte als PDF speichern (z. B. für Revision/Kontrollen)? Und für welche Versicherungen gelten sie?
Ja. Die Lohnberichte können unabhängig von der ELM-Meldung als PDF erstellt und gespeichert werden.
Die Inhalte basieren auf den gleichen Berechnungen/Daten wie die ELM-Reports – nur in einer separaten Ansicht zum Drucken/Archivieren.
Die PDF-Reports stehen für mehrere Versicherungen zur Verfügung (AHV, UVG, KTG, usw.).
Sie können die entsprechende Versicherung auswählen und den Report als PDF erstellen.
6. Funktioniert die BVG-Meldung per ELM mit jeder Pensionskasse?
Nicht jede BVG-Einrichtung ist ELM-kompatibel. In Accounto können Sie das prüfen:
In den Firmeneinstellungen → Versicherungen sehen Sie eine Liste kompatibler Einrichtungen.
Wenn Ihre Pensionskasse nicht in dieser Liste erscheint, ist davon auszugehen, dass sie nicht ELM-kompatibel ist.
7. Quellensteuer: Muss ich für einen neuen Wohnkanton (z. B. Thurgau) etwas zusätzlich erfassen?
Die kantonale Zuordnung läuft grundsätzlich automatisch, sofern Ihre Einstellungen vollständig sind.
Wichtig ist jedoch: Für jeden Quellensteuerkanton benötigen Sie die entsprechende SSL-Nummer (vom Kanton zugewiesen).
Wenn Sie für alle relevanten Kantone die korrekten SSL-Nummern hinterlegt haben, übernimmt Accounto die kantonale Unterscheidung automatisch.
Bei der Quellensteuermeldung wählen Sie trotzdem aus, an welche Kantone Sie senden möchten – die Zuordnung pro Mitarbeitenden erfolgt dann automatisch.
8. Welche Versicherungsnummern (Kundennummer/Policenummer/ Vertragsnummer) muss ich wo eintragen?
Die Feldbezeichnungen orientieren sich am Swissdec-Standard. Je nach Versicherung können die Begriffe variieren.
Tipp aus der Praxis:
Bei vielen Versicherern werden gewisse Angaben (z. B. UID/Versicherer-Informationen) über die Auswahl aus der Liste automatisch ergänzt.
Kundennummer ist oft übergreifend gleich, auch wenn beim gleichen Versicherer mehrere Policen bestehen.
Policen-/Vertragsnummer kann je Produkt (z. B. UVG vs. UVGZ) unterschiedlich sein.
Wenn Sie unsicher sind, empfehlen wir, die Angaben direkt mit den Vertragsunterlagen der Versicherung abzugleichen.
9. Sind die neuen PDF-Reports rückwirkend für frühere Jahre verfügbar?
Teilweise:
Lohnrekapitulation (PDF): rückwirkend verfügbar, da es „nur“ ein PDF der bereits vorhandenen Zahlen ist.
Versicherungsreports & Lohnausweise: nicht rückwirkend, da diese Reports zusätzliche Einstellungen benötigen, die erst im Jahr 2025 eingeführt wurden.
10. Wie wird die BVG voraussichtliche Meldung berechnet?
Die Basis setzt sich zusammen aus:
der Summe der relevanten (aperiodischen) Lohnbestandteile aus dem Vorjahr
plus der hochgerechneten Summe der periodischen Löhne (z. B. dem Monatslohn, basierend auf dem im Januar hinterlegten Monatslohn) für das Folgejahr
Wenn keine Vorjahresdaten vorhanden sind (z. B. neue Firma / neue Mitarbeitende), basiert die Berechnung nur auf den Daten des Folgejahres.
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