Un workflow est un processus automatique qui accomplit une tâche précise pour vous – par exemple comptabiliser chaque matin les nouveaux rapports de caisse ou vous envoyer un rapport en fin de mois.

Accounto couvre la comptabilité en standard. Mais chaque fiduciaire travaille différemment et chaque mandant a ses particularités. Plutôt que d’intégrer chaque cas particulier dans Accounto, nous relions Accounto à des outils d’automatisation complémentaires. Nous pouvons ainsi mettre en place pour vous, rapidement et avec souplesse, des processus, des contrôles et des rapports individuels.

​Pour faire simple : si vous pouvez décrire un processus avec des mots, nous pouvons en règle générale l’automatiser.

Chaque workflow est configuré individuellement pour vos mandants : nous adaptons les comptes, les codes TVA et la planification à vos besoins.

​Thèmes :

Factures, décomptes et rapports de caisse sont lus et comptabilisés automatiquement. Vous ne contrôlez plus que ce que le workflow ne peut pas attribuer clairement.
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Ce qui se passe : chaque jour ouvrable, Accounto lit les nouvelles factures sortantes de vos mandants, les attribue au bon client grâce à l’IA, applique le bon code TVA et les comptabilise.

Votre avantage : les débiteurs sont à jour chaque jour, sans que personne ne saisisse une facture à la main. Si le workflow ne trouve pas de client ou de code TVA correspondant, il ne comptabilise pas la facture, mais vous la signale pour contrôle.

Également possible : variantes pour les garages (quittances, ventes de véhicules et véhicules de reprise), pour les entreprises à plusieurs sites (compte et centre de coûts par site) et pour les factures en monnaie étrangère à l’étranger.

Ce que vous recevez : des écritures prêtes dans Accounto et un récapitulatif par e-mail, y compris les factures que vous devriez vérifier rapidement.

Ce qui se passe : si votre mandant établit ses factures dans Bexio, Accounto les lit directement à la source et les comptabilise.

Votre avantage : votre mandant continue de travailler avec son programme de facturation habituel, et les débiteurs arrivent tout de même automatiquement dans Accounto. Plus de double saisie.

Ce que vous recevez : des écritures prêtes dans Accounto et un récapitulatif par e-mail.

Ce qui se passe : à partir d’une liste de membres, Accounto établit pour chaque membre une facture avec QR-facture, au bon montant selon la catégorie (p. ex. individuel, famille, collectif). Les adresses manquantes sont créées automatiquement.

Votre avantage : la cotisation annuelle est facturée et comptabilisée en une seule fois, au lieu de facture par facture. Chaque facture est vérifiée (montant et compte bancaire) avant validation.

Ce que vous recevez : des factures prêtes et comptabilisées avec QR-facture dans Accounto, prêtes à l’envoi.

Ce qui se passe : les paiements de loyer sont reconnus directement sur le compte bancaire, attribués au bon locataire et au bon objet, puis comptabilisés en les répartissant entre loyer, charges et frais de chauffage. Également possible pour les places de parc.

Votre avantage : plus aucun loyer à attribuer à la main. Ce qui ne peut pas être attribué clairement reste ouvert et vous est signalé.

Ce que vous recevez : les loyers comptabilisés dans Accounto et un rapport par e-mail avec les paiements attribués et ouverts.

Ce qui se passe : chaque trimestre, Accounto vérifie si la prestation d’une facture validée ou payée se termine dans un autre trimestre que celui de la date de facture. Si c’est le cas, le workflow comptabilise automatiquement une régularisation.

Votre avantage : le chiffre d’affaires tombe dans le bon trimestre, sans que vous deviez vérifier la période de prestation de chaque facture. Résultat : des chiffres trimestriels propres.

Ce que vous recevez : des écritures de régularisation dans Accounto (uniquement si nécessaire) et un récapitulatif par e-mail.

Ce qui se passe : les factures d’un fournisseur régulier sont attribuées automatiquement, à l’aide de mots-clés, au bon compte de charges et au bon code TVA, puis comptabilisées. Nous définissons cette attribution une seule fois avec vous.

Votre avantage : les factures qui se ressemblent chaque mois n’ont plus besoin d’être imputées à la main. Ce qui ne correspond pas à l’attribution définie est ignoré et vous est signalé.

Ce que vous recevez : des écritures prêtes dans Accounto et un récapitulatif par e-mail (factures comptabilisées et ignorées).

Ce qui se passe : les factures du grossiste sont reconnues automatiquement. L’IA lit le récapitulatif de la facture et comptabilise les montants par groupe de marchandises sur le bon compte de charges, taux de TVA compris.

Votre avantage : ventiler de longues factures comportant de nombreuses positions est fastidieux. Le workflow s’en charge automatiquement – et vos mandants voient précisément combien ils dépensent pour quoi.

Ce que vous recevez : une écriture avec une ligne par catégorie de charges et un récapitulatif par e-mail.

Ce qui se passe : les rapports de caisse quotidiens sont reconnus automatiquement et comptabilisés comme chiffre d’affaires – répartis par catégorie de chiffre d’affaires et par moyen de paiement, avec les taux de TVA définis.

Votre avantage : la clôture de caisse quotidienne arrive dans la comptabilité sans saisie, proprement répartie par catégorie et moyen de paiement. Pour les entreprises avec un rapport de caisse quotidien, cela économise beaucoup de travail de routine.

Ce que vous recevez : une écriture avec une ligne par catégorie et moyen de paiement.

Ce qui se passe : les rapports de caisse et de vente sont reconnus automatiquement, même s’ils sont rédigés dans différentes langues. Accounto lit le récapitulatif TVA, le fait vérifier par l’IA et comptabilise le chiffre d’affaires réparti par taux de TVA.

Votre avantage : le chiffre d’affaires est comptabilisé directement tel que vous en avez besoin pour le décompte TVA. Le double contrôle garantit des chiffres fiables. Idéal lorsque la répartition par taux de TVA est plus importante pour votre mandant que celle par catégorie.

Ce que vous recevez : une écriture avec une ligne par taux de TVA et un récapitulatif par e-mail.

Ce qui se passe : les versements des prestataires de paiement sont reconnus et répartis automatiquement entre chiffre d’affaires brut et frais. Accounto vérifie que le chiffre d’affaires moins les frais correspond exactement au versement.

Votre avantage : le chiffre d’affaires est saisi intégralement en brut et les frais séparément – ni le chiffre d’affaires ni la TVA ne sont sous-évalués. Ce qui ne joue pas n’est pas comptabilisé, mais vous est signalé.

Ce que vous recevez : une écriture par versement (chiffre d’affaires et frais) et un récapitulatif par e-mail.

Ce qui se passe : Accounto reconnaît sur le compte bancaire les crédits des principaux prestataires de cartes (TWINT, PostFinance, Worldline, Swisscard, Nexi), lit le montant brut et la commission, et comptabilise la commission en charge.

Votre avantage : les frais de paiement par carte sont saisis sans lacune, sans que personne ne doive ventiler chaque crédit. Les doubles écritures sont automatiquement évitées.

Ce que vous recevez : la commission est comptabilisée en charge dans Accounto.

Ce qui se passe : les décomptes de versement d’Uber Eats sont reconnus automatiquement. Chiffre d’affaires, frais Uber, frais marketing et remboursements sont lus et comptabilisés chacun sur le bon compte.

Votre avantage : chaque élément du décompte est saisi correctement, sans ventilation manuelle. La comptabilisation n’a lieu que si le total correspond exactement au versement.

Ce que vous recevez : une écriture avec une ligne par élément et un récapitulatif par e-mail.

Ce qui se passe : les décomptes de Just Eat (eat.ch) sont lus automatiquement : chiffre d’affaires, pourboires, commission et versement.

Votre avantage : tous les éléments du décompte arrivent correctement répartis dans la comptabilité, TVA et pourboires compris. Fini les recalculs et la saisie manuelle.

Ce que vous recevez : une écriture entièrement ventilée dans Accounto et un récapitulatif par e-mail.

Ce qui se passe : les paiements récurrents par carte de crédit sont reconnus à l’aide d’une liste d’attribution, comptabilisés avec le bon compte et le bon code TVA, puis marqués comme rapprochés. Nous établissons cette liste avec vous.

Votre avantage : plus personne n’impute un par un les paiements récurrents comme les abonnements ou les frais. La carte de crédit est rapprochée sans travail manuel.

Ce que vous recevez : des écritures prêtes dans Accounto, des transactions rapprochées et un récapitulatif par e-mail.

Ce qui se passe : un prélèvement mensuel d’un montant fixe, par exemple un leasing de véhicule assurance comprise, est reconnu sur le compte bancaire et réparti automatiquement sur les bons comptes.

Votre avantage : les écritures de routine mensuelles se font toutes seules – chaque mois de la même manière, correctement réparties et sans double écriture.

Ce que vous recevez : pour chaque prélèvement, les écritures correspondantes (p. ex. leasing et assurance) et un récapitulatif par e-mail.

Les paiements sont attribués aux bonnes factures, les escomptes comptabilisés et les validations effectuées – sans que vous deviez cliquer sur chaque position.
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Ce qui se passe : Accounto attribue les paiements entrants aux factures clients correspondantes, par exemple via le numéro de facture, la référence QR ou le montant. Si le client a déduit un escompte ou s’il y a une petite différence d’arrondi, celle-ci est comptabilisée automatiquement – mais uniquement dans la mesure où la facture le permet.

Votre avantage : les débiteurs sont soldés sans que vous attribuiez chaque paiement à la main. Les cas peu clairs, comme des déductions trop élevées, des paiements tardifs ou des paiements en trop, ne sont pas comptabilisés, mais vous sont signalés.

Ce que vous recevez : des paiements rapprochés et des escomptes comptabilisés dans Accounto. Vous ne recevez un e-mail que les jours où quelque chose a été rapproché ou doit être vérifié.

Ce qui se passe : les factures fournisseurs payées sont rapprochées du paiement sur le compte bancaire. Si le fournisseur a accordé un escompte, Accounto comptabilise automatiquement la différence en diminution de charges, avec le bon code TVA.

Votre avantage : les escomptes sont correctement comptabilisés et les créanciers soldés, exactement comme si quelqu’un avait rapproché le paiement à la main. Les cas incertains, par exemple en monnaie étrangère ou des paiements correspondant à plusieurs factures, vous sont signalés.

Ce que vous recevez : des paiements rapprochés et des escomptes comptabilisés dans Accounto. Vous ne recevez un e-mail que les jours où quelque chose a été rapproché ou doit être vérifié.

Ce qui se passe : selon le mandant, chaque jour ou chaque heure, les factures créanciers entièrement comptabilisées mais pas encore validées sont automatiquement validées pour paiement.

Votre avantage : plus aucune facture ne reste bloquée en attente de validation. Les délais de paiement sont respectés de manière fiable, sans que personne ne doive cliquer sur chaque facture.

Bon à savoir : seules les factures déjà entièrement comptabilisées sont validées.

Ce que vous recevez : les factures sont validées pour paiement dans Accounto.

Ce qui se passe : chaque jour, les justificatifs de frais ouverts déjà attribués à une écriture sont validés automatiquement.

Votre avantage : les notes de frais ne traînent plus et peuvent être remboursées plus rapidement. Les collaborateurs de vos mandants sont contents, et vous n’avez plus à valider à la main.

Bon à savoir : seuls les justificatifs déjà attribués à une écriture sont validés.

Ce que vous recevez : les justificatifs de frais sont validés dans Accounto.

Ce qui se passe : lorsque deux sociétés liées se facturent mutuellement, Accounto vérifie chaque semaine que chaque facture existe des deux côtés et que les montants concordent. Les factures manquantes, en double ou divergentes sont signalées.

Votre avantage : les incohérences entre les sociétés sont repérées immédiatement, et non lors du bouclement. Vous confirmez les corrections en un clic directement depuis l’e-mail.

Ce que vous recevez : un aperçu hebdomadaire par e-mail de tous les écarts.

Ce qui se passe : vous définissez une fois une liste indiquant à quel centre de coûts appartient chaque fournisseur ou client. Accounto applique ensuite automatiquement le bon centre de coûts à chaque écriture du compte de résultat.

Votre avantage : l’analyse par centre de coûts est juste, sans que personne ne doive marquer chaque écriture à la main. Les écritures déjà marquées différemment ne sont jamais écrasées, mais signalées.

Ce que vous recevez : des écritures avec le bon centre de coûts dans Accounto.

Ces workflows ne comptabilisent rien, ils contrôlent. Ils ne se manifestent que lorsque quelque chose ne joue pas.

Ce qui se passe : Accounto contrôle régulièrement la comptabilité de vos mandants pour détecter les erreurs typiques, par exemple des comptes de salaires négatifs ou des écarts dans la concordance TVA. Jusqu’à huit contrôles peuvent être configurés individuellement.

Votre avantage : vous identifiez les problèmes avant qu’ils ne génèrent du travail lors du bouclement ou du décompte TVA.

Ce que vous recevez : un e-mail avec les points détectés. Si tout est en ordre, vous n’entendez rien.

Ce qui se passe : chaque jour ouvrable, Accounto recherche les factures potentiellement saisies en double – sur la base du numéro de facture, du montant, de la date et de l’expéditeur.

Votre avantage : les doubles paiements et les charges erronées sont évités avant même d’exister. Les résultats sont triés par probabilité : vous voyez immédiatement ce qui doit vraiment être vérifié.

Ce que vous recevez : un e-mail avec des liens directs vers les documents concernés. Aucun e-mail si rien n’est trouvé.

Ce qui se passe : chaque mois, Accounto compare la liste des postes ouverts avec le solde des comptes débiteurs et créanciers.

Votre avantage : les écarts apparaissent chaque mois, et non lors du bouclement annuel. Même un écart de quelques centimes est signalé.

Ce que vous recevez : un e-mail par mandant et par côté avec le solde, les postes ouverts et l’écart. Aucun e-mail si tout est juste.

Ce qui se passe : chaque semaine, Accounto vérifie quels encaissements bancaires ne sont pas encore attribués à une facture client.

Votre avantage : les encaissements ouverts ne passent plus inaperçus. Idéal pour les mandants qui établissent leurs factures directement dans Accounto.

Ce que vous recevez : un e-mail avec les mandants concernés, le nombre d’encaissements ouverts et la date la plus ancienne. Aucun e-mail si tout est attribué.

Ce qui se passe : chaque jour ouvrable, Accounto vérifie le solde d’un compte bancaire. S’il passe sous un montant défini, votre mandant est averti directement par e-mail.

Votre avantage : votre mandant voit tôt les difficultés de liquidités et peut réagir à temps – une vraie valeur ajoutée que vous pouvez lui offrir.

Ce que vous recevez : une alerte par e-mail à votre mandant, tant que le solde reste sous le seuil.

Plutôt que de rassembler les informations mandant par mandant, vous les recevez regroupées.
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Ce qui se passe : vous recevez chaque jour ou chaque semaine un e-mail récapitulatif avec les points ouverts de tous vos mandants : par exemple des documents escaladés ou refusés, des créanciers ouverts, des notes de frais ou des doublons possibles. Vous choisissez quels mandants et quels thèmes y figurent.

Votre avantage : au lieu de passer par chaque mandant, vous voyez d’un coup d’œil où il y a quelque chose à faire. Les points déjà signalés ne reviennent pas, l’e-mail reste ainsi clair.

Ce que vous recevez : un e-mail clair couvrant tous vos mandants.
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Ce qui se passe : dès qu’un fichier de paiement a été créé pour un mandant, vous recevez un aperçu des factures fournisseurs qu’il contient.

Votre avantage : vous savez à tout moment ce qui a été payé et quand, sans devoir demander ni chercher. Chaque facture est directement liée.

Ce que vous recevez : un e-mail par ordre de paiement avec fournisseur, numéro de facture, échéance, montant et total.
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Ce qui se passe : Accounto établit pour chaque mandant un rapport financier en PDF : chiffres annuels, semestriels ou trimestriels avec comparaison à l’année précédente, complétés par un bref résumé de l’évolution rédigé par l’IA. Le rapport arrive automatiquement selon une planification ou sur demande, quand vous en avez besoin.

Votre avantage : vous disposez d’une base prête pour l’entretien avec votre mandant, sans compiler de rapports à la main. Une valeur ajoutée visible pour vos mandants.

Ce que vous recevez : un e-mail avec le rapport PDF en pièce jointe, prêt à être discuté ou transmis.
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Ce qui se passe : via un formulaire, vous choisissez un mandant. Accounto calcule les principaux indicateurs comme le chiffre d’affaires, la marge, la liquidité, le taux de fonds propres et le chiffre d’affaires par collaborateur, chacun avec comparaison à l’année précédente et code couleur. Vous sélectionnez les indicateurs pertinents, une IA propose une brève analyse, et vous ajoutez une recommandation.

Votre avantage : vous obtenez un rapport professionnel à vos couleurs – la base idéale pour un entretien de conseil. Votre sélection d’indicateurs est enregistrée par mandant.

Ce que vous recevez : le rapport KPI en PDF par e-mail, et sur demande également déposé directement comme document chez le mandant dans Accounto.
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Ce qui se passe : chaque mois, vous recevez deux listes Excel couvrant tous vos mandants : qui a reçu un décompte de salaire le mois précédent et qui dispose d’une licence Accounto payante.

Votre avantage : vous n’avez plus à rassembler ces informations mandant par mandant. Les informations manquantes, comme les adresses e-mail, sont listées directement dans l’e-mail.

Ce que vous recevez : un e-mail par liste en début de mois, avec le fichier Excel en pièce jointe.

Les données qu’il fallait jusqu’ici transférer à la main arrivent automatiquement dans Accounto.
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Ce qui se passe : vous téléversez un fichier bancaire (CAMT.053, Excel ou CSV). Accounto attribue chaque transaction au bon mandant à l’aide de l’IBAN et l’importe. L’IA reconnaît seule les formats de fichier inconnus et, pour les paiements PEAX, retrouve le bénéficiaire effectif.

Votre avantage : un fichier, plusieurs mandants : vous n’avez plus à préparer et importer les relevés bancaires mandant par mandant. Les transactions déjà existantes sont reconnues et ne sont pas importées en double.

Bon à savoir : rien n’est repris sans votre validation.

Ce que vous recevez : les transactions bancaires dans Accounto (après votre validation) et une confirmation par e-mail.

Ce qui se passe : vous téléversez un export Banana via un formulaire. Accounto transforme chaque ligne en écriture, comptes et codes TVA compris.

Votre avantage : le passage de Banana à Accounto devient nettement plus simple, car les écritures n’ont pas besoin d’être ressaisies. Les lignes peu claires sont listées avec leur numéro.

Ce que vous recevez : les écritures dans Accounto et un aperçu du nombre d’écritures créées et des lignes ignorées.

Ce qui se passe : vous téléversez le journal des salaires mensuel de Mirus via un formulaire. Accounto comptabilise chaque position sur le bon compte.

Votre avantage : les écritures de salaires arrivent dans la comptabilité en une seule étape, sans saisie. La comptabilisation n’a lieu que si le mois entier joue – ainsi, pas d’écritures partielles ou en double.

Ce que vous recevez : les écritures de salaires dans Accounto et un aperçu de toutes les écritures avec totaux de contrôle.

Certains workflows ne déploient tout leur potentiel qu’en combinaison. Pour les branches typiques, nous les regroupons donc en bundles.
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Restaurants, take-aways et bars génèrent chaque jour de nombreux justificatifs : rapports de caisse, décomptes de plateformes de livraison, factures de grossistes et paiements par carte. Le bundle Gastro comptabilise automatiquement précisément ces justificatifs.

Workflows inclus :

Votre avantage : le flot quotidien de justificatifs d’un établissement de restauration est l’un des plus grands mangeurs de temps en comptabilité. Avec le bundle, les recettes du jour sont saisies, les frais de plateformes et de cartes proprement séparés et les achats de marchandises ventilés. Vos mandants de la restauration disposent à tout moment de chiffres à jour – et vous de plus de temps pour le conseil.

Bon à savoir : le bundle est une proposition. Vous choisissez les workflows adaptés à votre mandant.

Vous suivez de nombreux mandants d’une autre branche ? Nous vous composons volontiers un bundle sur mesure.

Vous avez une idée de workflow entièrement nouveau ? C’est aussi possible – nous développons également des workflows sur mesure pour vous.

Combien coûte un workflow ?
Cela dépend de vos besoins et de la complexité. C’est pourquoi nous discutons des coûts individuellement avec vous.

Est-ce que quelque chose est comptabilisé sans mon contrôle ?
Non. Les workflows ne comptabilisent que ce qu’ils peuvent attribuer clairement. Tout le reste est ignoré et vous est signalé. Pour l’import bancaire, votre validation est en plus nécessaire.

Puis-je utiliser un workflow uniquement pour certains mandants ?
Oui. Chaque workflow est configuré par mandant.

Mon mandant travaille avec un autre fournisseur ou une autre plateforme. Est-ce tout de même possible ?
Contactez-nous. Nous vérifions volontiers si un workflow existant peut être adapté ou si nous pouvons en développer un nouveau pour vous.

Puis-je retracer ce qu’un workflow a comptabilisé ?
Oui. Chaque écriture automatique est journalisée. Vous pouvez ainsi retracer et, si nécessaire, corriger ce qu’un workflow a modifié dans Accounto.