Pour qui : Fiduciaires et PME qui établissent des factures, des offres ou des commandes dans Accounto.
Voici comment cela fonctionne…
Votre avantage
Avec le nouveau module de facturation, vous facturez en moins d’étapes et en moins de clics. Offre, commande, bulletin de livraison et facture s’enchaînent : vous saisissez les positions une seule fois et transformez le document en un clic en document suivant. Plus rien à ressaisir.
Concrètement, vous gagnez du temps et de la sérénité pour :
Établir des factures : les prestations attribuées, les prix spécifiques au client, le modèle et le traitement de la TVA sont déjà enregistrés par client. La facture est prête en quelques secondes.
Envoyer : tous les documents de vente partent directement depuis Accounto par e-mail, avec PDF et historique d’envoi. Sans passer par votre messagerie.
Garder la vue d’ensemble : par client, vous voyez d’un coup d’œil ce qui est facturé, payé, ouvert et échu. Accounto détecte automatiquement les factures échues.
Faire bonne impression : avec vos propres modèles de documents, dans vos couleurs, avec votre logo et dans la langue de vos clients.
Pour les fiduciaires : vous configurez par mandant des modèles, des numérotations et des champs obligatoires propres, et masquez les menus inutilisés. L’interface reste ainsi aussi simple que possible pour chaque mandant.
Nouveautés : le module en un coup d’œil
Le module s’appelle désormais Facturation et comprend cinq menus. Vos données existantes sont reprises automatiquement.
# | Menu | Ce que vous y trouvez | Auparavant |
1 | Débiteurs | Vos clients avec tableau de bord : facturé, payé, ouvert, échu | Débiteurs |
2 | Prestations | Vos articles et services, désormais avec catégories et import CSV | Modèles d’articles |
3 | Vente | Offres, commandes et bulletins de livraison | – (nouveau) |
4 | Factures | Factures, notes de crédit et rappels | Factures |
5 | Paramètres de facturation | Numérotation, unités, champs personnalisés, modèles de documents, gestion des menus | Paramètres |
Les principales nouveautés en un coup d’œil :
Plusieurs modèles de documents avec mise en page, couleurs, logo, textes en trois langues et coordonnées bancaires propres.
Catégories et vues rapides pour les prestations, par exemple par projet, groupe de clients ou succursale.
Champs personnalisés sur tous les documents de vente, au besoin comme champs obligatoires.
Envoi par e-mail directement depuis Accounto avec CC/CCI, PDF en pièce jointe, statut de remise et lien valable 30 jours.
Documents liés : une offre devient en un clic une commande, un bulletin de livraison ou une facture.
Notes de crédit partielles : notes de crédit sur une partie seulement du montant de la facture.
Prix spécifiques au client : une prestation peut être enregistrée avec un tarif propre par débiteur.
Rappels avec annexe : pour chaque rappel, Accounto génère automatiquement un PDF avec les factures rappelées.
Gestion des menus : masquez simplement les menus dont vous n’avez pas besoin (par exemple les bulletins de livraison).
Guide pas à pas
Voici comment configurer le module une seule fois, puis établir votre première facture. L’ordre suit le tutoriel vidéo.
1. Créer et organiser les prestations
Où : Facturation > Prestations
Vos anciens modèles d’articles se trouvent ici sous forme de prestations. Une fenêtre de migration vous aide à les vérifier lors de la première ouverture.
Cliquez sur Nouvelle prestation et saisissez un nom et une description, par exemple « Nettoyage bâtiment ».
Choisissez une catégorie (par exemple Nettoyage, un projet ou une succursale) et une unité (par exemple Heures).
Saisissez la quantité par défaut et le prix, puis indiquez si le prix est brut, net ou TVA incluse.
Renseignez le compte de comptabilisation, le code TVA et, si vous le souhaitez, un centre de coûts.
Enregistrez.
Astuce : beaucoup de prestations à saisir ? Importez-les via un fichier CSV. Avec une vue rapide, vous filtrez ensuite vos prestations par catégorie en un clic.
2. Définir la numérotation, les unités et les champs
Où : Facturation > Paramètres de facturation
Numérotation des documents : sans modification, votre numérotation actuelle se poursuit. Vous pouvez adapter le préfixe (par exemple « FA »), le format et le numéro de départ par type de document. Le changement d’année est un bon moment pour le faire.
Unités : créez vos propres unités (par exemple « Forfait ») ou archivez celles que vous n’utilisez pas. Elles apparaissent ensuite dans la liste de choix des prestations.
Champs personnalisés : créez des champs qui apparaissent sur tous les documents de vente, par exemple un numéro de projet ou de succursale. Marquez-les au besoin comme obligatoires.
Gestion des menus : masquez les menus dont vous n’avez pas besoin.
3. Créer un modèle de document
Où : Facturation > Paramètres de facturation > Modèles de documents
Vous pouvez créer plusieurs modèles, par exemple par groupe de clients, par langue ou par compte bancaire. À gauche, vous réglez ; à droite, vous voyez immédiatement l’aperçu.
Général : nom du modèle, langue, monnaie, TVA oui/non, prix TVA incluse, rabais fixe (par exemple 5 % pour les clients fidèles), coordonnées bancaires (QR-IBAN).
Éditeur de mise en page : couleur principale, polices, logo (position et taille), coordonnées de l’expéditeur et bancaires, disposition de l’adresse du destinataire et des informations du document, ordre des informations, colonnes du tableau des positions (rabais, centre de coûts), lignes alternées, pied de page (trois colonnes, compact ou une colonne).
Informations du document : définissez par type de document ce qui s’affiche. Par exemple la référence uniquement sur les commandes et bulletins de livraison, pas sur les factures.
Textes : introduction, conditions de paiement, remarque finale et mentions légales, chacun en allemand, français et anglais et par type de document. Le délai de paiement est inséré automatiquement dans les conditions de paiement.
Enregistrez le modèle et définissez-le au besoin comme standard. Les modèles peuvent aussi être dupliqués ou archivés.
Remarque : les mentions légales se définissent uniquement dans le modèle, plus sur le document individuel.
4. Configurer un débiteur
Où : Facturation > Débiteurs > ouvrir le débiteur
Le tableau de bord du débiteur vous montre d’un coup d’œil : facturé, payé, ouvert, échu. Plus tous les documents de vente, les transactions bancaires, les documents, les écritures et le journal de facturation complet.
Attribuer des prestations : choisissez les prestations que ce client commande régulièrement. Elles apparaissent ensuite en tête de liste sur tous les documents de vente. Au besoin, enregistrez un prix propre pour ce client.
Paramètres de facturation : définissez le modèle standard pour ce client, par exemple le modèle avec rabais client fidèle, ainsi que le traitement de la TVA pour ce client.
5. Créer une facture
Où : Facturation > Factures > Nouvelle facture, ou directement depuis le débiteur
Choisissez le client et la personne de contact. Le modèle du client est déjà appliqué.
Remplissez les champs personnalisés (les champs obligatoires sont signalés).
Vérifiez les textes. Les textes standard sont préremplis et modifiables, y compris liens, numérotation et mise en forme.
Positions : choisissez la prestation attribuée, saisissez la quantité (par exemple 30 heures). En option, ajoutez un rabais par position, une note ou un sous-total.
Enregistrer comme brouillon ou émettre directement. À l’émission, la facture reçoit son numéro.
Depuis une facture émise, vous pouvez créer directement une note de crédit (aussi sur un montant partiel) ou un bulletin de livraison, la dupliquer ou l’annuler.
6. Envoyer par e-mail
Où : ouvrir la facture > Envoyer
Valable pour tous les documents de vente.
Choisissez le mode d’envoi : directement depuis Accounto (via Accounto ou votre compte white label) ou via votre propre messagerie.
Destinataire, objet et message sont préremplis dans la langue du document. Ajoutez au besoin d’autres destinataires, CC et CCI.
Le PDF est joint. Sur demande, vous recevez une copie de l’e-mail.
Cliquez sur Envoyer.
Dans l’historique d’envoi, vous voyez ce qui a été envoyé, quand, et si la remise a réussi. Le destinataire reçoit en plus un lien et peut ouvrir le document pendant 30 jours sans connexion, sur ordinateur ou smartphone. Vous pouvez révoquer ce lien au besoin, par exemple en cas d’annulation.
7. Créer un rappel
Où : Facturation > Factures > Rappels
Choisissez le débiteur ayant des factures échues (un rappel par débiteur).
Le modèle standard du client est utilisé. Adaptez l’introduction au besoin.
Cochez les factures échues à inclure dans le rappel et créez-le. Accounto génère automatiquement un PDF avec toutes les factures rappelées en annexe. Plus besoin de télécharger chaque facture.
Le statut du rappel suit automatiquement celui des factures qui lui sont attribuées.
8. Offre, commande et bulletin de livraison
Où : Facturation > Vente
Vous créez les offres, commandes et bulletins de livraison exactement comme les factures. La nouveauté : vous transformez un document en un clic en document suivant. Si une offre est acceptée, vous en créez directement la commande, le bulletin de livraison ou la facture.
Remarques
Vos données sont conservées : les modèles d’articles, unités, documents de vente, rappels et votre numérotation existants sont repris automatiquement.
Modifier la numérotation : de préférence au changement d’année, afin que les numéros d’une même année restent cohérents.
Mentions légales : se définissent uniquement dans le modèle de document, plus sur le document individuel.
Lien d’envoi : le lien dans l’e-mail est valable 30 jours et peut être révoqué dans l’historique d’envoi.
Tutoriel vidéo