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Möchten Sie einen dieser Workflows bei Ihren Mandanten einführen oder einen neuen Workflow programmieren lassen?
Melden Sie sich dafür gerne bei Marion Schleifer unter [email protected].

Beschreibung: Verbucht Debitoren-/Umsatzrechnungen wochentäglich in Accounto. Eine KI extrahiert den Zahler aus dem Dokument und gleicht ihn mit einer bestehenden Adresse ab, ermittelt den passenden MWST-Code und erstellt die Buchung über die Accounto-API. Dokumente ohne Adress- oder MWST-Treffer werden für die manuelle Prüfung übersprungen.
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​Output: Buchung in Accounto erstellt; Zusammenfassungs-E-Mail (inkl. übersprungener Dokumente, die manuell geprüft werden müssen).

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Beschreibung: Verbucht Uber-Eats-Auszahlungsabrechnungen als Debitoren-Umsatz. Filtert Dokumente aus Ubers Payout-Postfach, extrahiert per KI Bruttoumsatz, Netto-Auszahlung und Zeitraum, und erstellt zwei Buchungszeilen (Umsatz + Ubers Gebührenabzug) gegen die Uber-Gegenpartei.

Output: Buchung in Accounto (2 Zeilen: Umsatz + Kommission/Gebühr); Zusammenfassungs-E-Mail.

Beschreibung: Bucht quartalsweise Umsatzabgrenzungen. Prüft je bereits genehmigter/bezahlter Debitorenrechnung das per KI extrahierte Leistungszeitraum-Enddatum gegen das Rechnungsdatum; endet die Leistung in einem anderen Quartal, wird eine Abgrenzungsbuchung zwischen Abgrenzungs- und Umsatzkonto erstellt.

Output: Abgrenzungsbuchung in Accounto (bei quartalsübergreifenden Rechnungen); Zusammenfassungs-E-Mail.

Beschreibung: Verbucht wiederkehrende Rechnungen eines bestimmten Lieferanten als Kreditoren-Aufwand. Läuft pro Mandant nach Zeitplan, gleicht Lieferantenname und Rechnungspositionen per Keyword mit einem vorkonfigurierten Aufwandskonto und MWST-Code ab. Gültige Treffer werden über die Accounto-API gebucht, nicht zuordenbare Dokumente übersprungen.

Output: Buchung in Accounto erstellt; Zusammenfassungs-E-Mail (gebuchte + übersprungene Rechnungen).

Beschreibung: Verbucht Prodega-/Transgourmet-Lieferantenrechnungen als Kreditoren-Aufwand. Filtert Dokumente mit Prodega/Transgourmet-Bezug, liest per KI die fixe Zusammenfassungstabelle aus und extrahiert pro 4-stelligem Positionscode Betrag und MWST-Satz. Jeder Code ist einem Aufwandskonto zugeordnet.

Output: Buchung in Accounto (eine Zeile pro Aufwandskategorie); Zusammenfassungs-E-Mail.

Beschreibung: Verbucht Just Eat/eat.ch-Rechnungen als Kreditoren-Aufwand. Läuft pro Mandant nach Zeitplan, extrahiert Umsatz, Trinkgeld, Kommission und Netto-Auszahlung per Regex aus dem OCR-Text (kein KI-Modell, da fixes Layout).

Output: Buchung in Accounto (Durchlauf-, Umsatz-, MWST-, Trinkgeld-, Kommissions- und Netto-Zeilen); Zusammenfassungs-E-Mail.

Beschreibung: Genehmigt automatisch ausstehende Zahlungen für bereits gebuchte Kreditorenrechnungen. Läuft täglich pro Mandant, filtert nach vollständig gebuchten, noch nicht zahlungsfreigegebenen Kreditorenrechnungen und markiert sie über die Accounto-API als genehmigt. Output: Zahlungsstatus-Update (Kreditorenrechnung als genehmigt markiert).

Beschreibung: Verbucht wiederkehrende Kreditkarten-Transaktionen als Spesen. Holt Banktransaktionen, gleicht Verwendungszweck/Creditor-Text per Keyword-Tabelle (aus Excel) mit Aufwandskonto und MWST-Code ab, löst das eigene Kartenkonto über die Bank-Account-ID auf und markiert die Transaktion als abgeglichen.

Output: Buchung in Accounto erstellt; Transaktion als abgeglichen markiert; Zusammenfassungs-E-Mail.

Beschreibung: Verbucht tägliche Kassenberichte als Umsatz. Findet passende Dokumente per konfiguriertem Report-Titel, parst den Berichtstext nach Umsatzkategorie und Zahlungsmethode, und bucht eine Zeile pro Kategorie/Zahlungsmethode gegen ein Durchlaufkonto. MWST wird nach konfigurierten Sätzen angewendet.

Output: Mehrzeilige Buchung in Accounto (Umsatz nach Kategorie + Zahlungsmethode).

Beschreibung: Verbucht Kassen-/Verkaufsberichte als Umsatz, aufgeteilt nach MWST-Satz statt nach Kategorie. Erkennt Kandidaten-Dokumente per generischem Keyword-Filter (mehrsprachig), extrahiert die MWST-Zusammenfassung per Regex, gegengeprüft und ergänzt durch ein KI-Modell, und bucht eine Zeile pro Satz gegen ein Durchlaufkonto.

Output: Buchung in Accounto (eine Zeile pro MWST-Satz); Zusammenfassungs-E-Mail.

Beschreibung: Verbucht Kartenzahlungs-Kommissionen als Aufwand. Holt Banktransaktionen, erkennt bekannte Zahlungsdienstleister-Muster (TWINT, PostFinance Combo, Worldline, Swisscard, Nexi), extrahiert Brutto- und Kommissionsbetrag aus dem Transaktionstext und bucht die Kommission gegen Kommissionskonto und Clearing-Konto.

Output: Buchung in Accounto (Kommissionsaufwand vs. Clearing-Konto).

Beschreibung: Verbucht Payrexx-Zahlungsabwickler-Abrechnungen, indem jede Auszahlung in eine Umsatz- und eine Bankgebühren-Zeile aufgeteilt wird. Filtert Banktransaktionen mit passendem Verwendungszweck, extrahiert Brutto-/Gebührenbetrag per Regex direkt aus dem Transaktionstext und validiert die Summe gegen den Netto-Betrag der Bank.

Output: Buchung in Accounto pro Transaktion (Umsatz + Bankgebühr); Zusammenfassungs-E-Mail.

Beschreibung: Lässt Nutzer eine Bankdatei (CAMT.053 XML, XLSX oder CSV) hochladen und importiert Transaktionen über mehrere Mandanten hinweg als Banktransaktionen in Accounto. Löst den Mandanten je Transaktion per IBAN-Abgleich auf, nutzt eine KI zur Zuordnung unbekannter CSV-Spalten und extrahiert bei PEAX-Zahlungen den echten Zahlungsempfänger per KI. Erfordert eine Nutzer-Freigabe vor dem Buchen.

Output: Banktransaktionen in Accounto (nach Freigabe); Bestätigungs- oder Absage-E-Mail.

Beschreibung: Verbucht die wiederkehrende Fahrzeug-Leasing-Lastschrift als zwei Buchungszeilen (Leasing + Versicherung) mit fixen Monatsbeträgen. Gleicht Banktransaktionen per Verwendungszweck-Kennung und exaktem Gesamtbetrag ab, statt Beträge aus einem Dokument zu extrahieren.

Output: Zwei Buchungen pro Transaktion in Accounto (Leasing + Versicherung); Zusammenfassungs-E-Mail.

Beschreibung: Genehmigt automatisch offene Spesendokumente, die bereits einer Buchung zugewiesen sind. Läuft täglich, filtert nach Dokumenttyp „Spesen", Zahlungsstatus „ausstehend" und vorhandener Buchungszuweisung, und markiert diese über die Accounto-API als genehmigt.

Output: Zahlungsstatus-Update (Spesendokument als genehmigt markiert).

Beschreibung: Versendet tägliche/wöchentliche Sammel-E-Mails an Treuhänder über offene Punkte über all ihre Mandanten. Ein Config-Sheet definiert, welche Mandanten und Alert-Kategorien pro Treuhänder aktiv sind (eskalierte Dokumente/Transaktionen, abgelehnte Dokumente, offene Kreditoren, Spesen, Duplikate etc.).

Output: E-Mail pro Treuhänder (Sammel-Digest über alle betreuten Mandanten).

Beschreibung: Führt geplante Buchhaltungs-Qualitätschecks pro Mandant durch und informiert Treuhänder per E-Mail über offene Punkte. Ein Haupt-Workflow liest ein Config-Sheet, gruppiert Mandanten nach Treuhänder und startet einen Sub-Workflow, der bis zu 8 konfigurierbare Kontenprüfungen durchführt (z. B. Negativlohn, MWST-Abstimmung).

Output: E-Mail an Treuhänder (nur bei mindestens einem Alert); kein Output, wenn alles unauffällig ist.

Beschreibung: Erstellt und versendet einen gebrandeten PDF-Finanzbericht pro Mandant. Ein Haupt-Workflow liest Mandant-/Treuhänder-Zeilen aus einem Config-Sheet und startet einen Sub-Workflow, der relevante Konten auswertet, Jahres-/Halbjahres-/Quartalszahlen mit Vorjahresvergleich berechnet, eine KI eine kurze deutsche Trend-Zusammenfassung schreiben lässt und den Bericht als PDF erzeugt.

Output: E-Mail an Treuhänder mit angehängtem PDF-Finanzbericht.