Für wen: Treuhänder und KMU, die in Accounto Rechnungen, Offerten oder Aufträge erstellen.
Und so funktioniert's…
Ihr Benefit
Mit dem neuen Verrechnungsmodul erledigen Sie Ihre Fakturierung in weniger Schritten und mit weniger Klicks. Offerte, Auftrag, Lieferschein und Rechnung bauen aufeinander auf: Sie erfassen die Positionen einmal und wandeln das Dokument mit einem Klick in das nächste um. Nichts muss doppelt getippt werden.
Konkret sparen Sie Zeit und Nerven bei:
Rechnungen schreiben: Zugewiesene Leistungen, kundenspezifische Preise, Vorlage und MWST-Behandlung sind pro Kunde bereits hinterlegt. Die Rechnung ist in wenigen Sekunden fertig.
Versenden: Alle Verkaufsdokumente gehen direkt aus Accounto per E-Mail raus, inklusive PDF und Versandverlauf. Kein Umweg über Ihr Mailprogramm.
Überblick behalten: Pro Kunde sehen Sie auf einen Blick, was fakturiert, bezahlt, offen und überfällig ist. Überfällige Rechnungen erkennt Accounto automatisch.
Professionell auftreten: Mit eigenen Dokumentvorlagen in Ihren Farben, mit Ihrem Logo und in der Sprache Ihrer Kunden.
Für Treuhänder: Sie richten pro Mandant eigene Vorlagen, Nummerierungen und Pflichtfelder ein und blenden nicht genutzte Menüs aus. So bleibt die Oberfläche für jeden Mandanten so einfach wie möglich.
Was ist neu: Das Modul im Überblick
Das Modul heisst neu Verrechnung und hat fünf Menüpunkte. Ihre bestehenden Daten werden automatisch übernommen.
# | Menüpunkt | Was Sie hier finden | Bisher |
1 | Debitoren | Ihre Kunden mit Dashboard: fakturiert, bezahlt, offen, überfällig | Debitoren |
2 | Leistungen | Ihre Artikel und Dienstleistungen, neu mit Kategorien und CSV-Import | Artikelvorlagen |
3 | Verkauf | Offerten, Aufträge und Lieferscheine | – (neu) |
4 | Rechnungen | Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen | Rechnungen |
5 | Verrechnungseinstellungen | Nummerierung, Einheiten, benutzerdefinierte Felder, Dokumentvorlagen, Menüsteuerung | Einstellungen |
Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick:
Mehrere Dokumentvorlagen mit eigenem Layout, Farben, Logo, Texten in drei Sprachen und eigener Bankverbindung.
Kategorien und Schnellansichten für Leistungen, zum Beispiel nach Projekt, Kundengruppe oder Niederlassung.
Benutzerdefinierte Felder auf allen Verkaufsdokumenten, auf Wunsch als Pflichtfeld.
E-Mail-Versand direkt aus Accounto mit CC/BCC, PDF-Anhang, Zustellstatus und 30 Tage gültigem Link.
Dokumente verknüpfen: Aus einer Offerte wird mit einem Klick ein Auftrag, Lieferschein oder eine Rechnung.
Teilgutschriften: Gutschriften auch nur über einen Teil des Rechnungsbetrags.
Menüsteuerung: Nicht benötigte Menüpunkte (zum Beispiel Lieferscheine) blenden Sie einfach aus.
Kundenspezifische Preise: Eine Leistung kann pro Debitor mit einem eigenen Ansatz hinterlegt werden.
Mahnungen mit Anhang: Zu jeder Mahnung erzeugt Accounto automatisch ein PDF mit den gemahnten Rechnungen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
So richten Sie das Modul einmal ein und schreiben danach Ihre erste Rechnung. Die Reihenfolge entspricht dem Videotutorial.
1. Leistungen anlegen und ordnen
Wo: Verrechnung > Leistungen
Ihre bisherigen Artikelvorlagen finden Sie hier als Leistungen. Ein Migrationsfenster hilft Ihnen beim ersten Öffnen, sie zu prüfen.
Klicken Sie auf Neue Leistung und geben Sie Name und Beschreibung ein, zum Beispiel «Reinigung Gebäude».
Wählen Sie eine Kategorie (zum Beispiel Reinigung, ein Projekt oder eine Niederlassung) und eine Einheit (zum Beispiel Stunden).
Geben Sie Standardmenge und Preis ein und legen Sie fest, ob der Preis brutto, netto oder inklusive MWST ist.
Hinterlegen Sie das Buchungskonto, den MWST-Code und optional eine Kostenstelle.
Speichern Sie.
Tipp: Viele Leistungen auf einmal? Importieren Sie sie per CSV-Datei. Mit einer Schnellansicht filtern Sie Ihre Leistungen danach mit einem Klick nach Kategorie.
2. Nummerierung, Einheiten und Felder festlegen
Wo: Verrechnung > Verrechnungseinstellungen
Dokumentnummerierung: Ohne Änderung läuft Ihre bisherige Nummerierung weiter. Sie können Präfix (zum Beispiel «RG»), Format und Startnummer pro Dokumenttyp anpassen. Ein guter Zeitpunkt dafür ist der Jahreswechsel.
Einheiten: Erstellen Sie eigene Einheiten (zum Beispiel «Pauschale») oder archivieren Sie nicht genutzte. Die Einheiten erscheinen danach als Auswahl bei den Leistungen.
Benutzerdefinierte Felder: Legen Sie Felder an, die auf allen Verkaufsdokumenten erscheinen, zum Beispiel eine Projekt- oder Niederlassungsnummer. Markieren Sie sie bei Bedarf als Pflichtfeld.
Menüsteuerung: Blenden Sie Menüpunkte aus, die Sie nicht brauchen.
3. Dokumentvorlage erstellen
Wo: Verrechnung > Verrechnungseinstellungen > Dokumentvorlagen
Sie können mehrere Vorlagen anlegen, zum Beispiel pro Kundengruppe, Sprache oder Bankkonto. Links stellen Sie ein, rechts sehen Sie sofort die Vorschau.
Allgemein: Name der Vorlage, Sprache, Währung, MWST ja/nein, Preise inklusive MWST, fester Rabatt (zum Beispiel 5 % für Stammkunden), Bankverbindung (QR-IBAN).
Layout-Editor: Primärfarbe, Schriften, Logo (Position und Grösse), Absender- und Bankangaben, Anordnung von Empfängeradresse und Dokumentangaben, Reihenfolge der Angaben, Spalten der Positionstabelle (Rabatt, Kostenstelle), Zebrazeilen, Fusszeile (drei Spalten, kompakt oder eine Spalte).
Dokumentangaben: Legen Sie pro Dokumenttyp fest, was erscheint. Zum Beispiel die Referenz nur auf Aufträgen und Lieferscheinen, nicht auf Rechnungen.
Texte: Einleitung, Zahlungsbedingungen, Schlussbemerkung und Impressum, jeweils in Deutsch, Französisch und Englisch und pro Dokumenttyp. Die Zahlungsfrist wird automatisch in die Zahlungsbedingungen eingesetzt.
Speichern Sie die Vorlage und legen Sie sie bei Bedarf als Standard fest. Vorlagen lassen sich auch duplizieren oder archivieren.
Hinweis: Das Impressum wird nur in der Vorlage definiert, nicht mehr auf dem einzelnen Dokument.
4. Debitor einrichten
Wo: Verrechnung > Debitoren > Debitor öffnen
Im Dashboard des Debitors sehen Sie auf einen Blick: fakturiert, bezahlt, offen, überfällig. Dazu alle Verkaufsdokumente, Banktransaktionen, Dokumente, Buchungen und das vollständige Verrechnungsjournal.
Leistungen zuweisen: Wählen Sie die Leistungen, die dieser Kunde regelmässig bezieht. Sie erscheinen danach auf allen Verkaufsdokumenten ganz oben zur Auswahl. Bei Bedarf hinterlegen Sie für diesen Kunden einen eigenen Preis.
Verrechnungseinstellungen: Legen Sie die Standard-Vorlage für diesen Kunden fest, zum Beispiel die Vorlage mit Stammkunden-Rabatt, und wie die MWST für diesen Kunden behandelt wird.
5. Rechnung erstellen
Wo: Verrechnung > Rechnungen > Neue Rechnung oder direkt aus dem Debitor
Kunde und Ansprechperson wählen. Die Vorlage des Kunden ist bereits eingesetzt.
Benutzerdefinierte Felder ausfüllen (Pflichtfelder sind markiert).
Texte prüfen. Die Standardtexte sind vorausgefüllt und lassen sich anpassen, inklusive Links, Nummerierung und Formatierung.
Positionen: Zugewiesene Leistung wählen, Menge eingeben (zum Beispiel 30 Stunden). Optional pro Position einen Rabatt, eine Notiz oder eine Zwischensumme einfügen.
Als Entwurf speichern oder direkt ausstellen. Beim Ausstellen erhält die Rechnung ihre Nummer.
Aus einer ausgestellten Rechnung können Sie direkt eine Gutschrift (auch über einen Teilbetrag) oder einen Lieferschein erstellen, sie duplizieren oder stornieren.
6. Per E-Mail versenden
Wo: Rechnung öffnen > Senden
Gilt für alle Verkaufsdokumente.
Wählen Sie den Versandweg: direkt aus Accounto (über Accounto oder Ihr White-Label-Konto) oder über Ihr eigenes E-Mail-Programm.
Empfänger, Betreff und Nachricht sind in der Sprache des Dokuments vorausgefüllt. Ergänzen Sie bei Bedarf weitere Empfänger, CC und BCC.
Das PDF wird angehängt. Auf Wunsch erhalten Sie eine Kopie der E-Mail.
Klicken Sie auf Senden.
Im Versandverlauf sehen Sie, was wann verschickt wurde und ob es zugestellt ist. Der Empfänger erhält zusätzlich einen Link und kann das Dokument 30 Tage lang ohne Login auf Computer oder Smartphone öffnen. Diesen können Sie bei Bedarf widerrufen, zum Beispiel bei einer Stornierung.
7. Mahnung erstellen
Wo: Verrechnung > Rechnungen > Mahnungen
Wählen Sie den Debitor mit überfälligen Rechnungen (eine Mahnung pro Debitor).
Die Standard-Vorlage des Kunden wird verwendet. Passen Sie die Einleitung bei Bedarf an.
Wählen Sie per Checkbox, welche überfälligen Rechnungen in die Mahnung sollen, und erstellen Sie sie. Accounto erzeugt automatisch ein PDF mit allen gemahnten Rechnungen im Anhang. Einzelne Rechnungen müssen Sie nicht mehr herunterladen.
Der Status der Mahnung folgt automatisch dem Status der zugewiesenen Rechnungen.
8. Offerte, Auftrag und Lieferschein
Wo: Verrechnung > Verkauf
Offerten, Aufträge und Lieferscheine erstellen Sie genau gleich wie Rechnungen. Das Neue: Sie wandeln ein Dokument mit einem Klick in das nächste um. Wird eine Offerte angenommen, erstellen Sie daraus direkt den Auftrag, den Lieferschein oder die Rechnung.
Hinweise
Verfügbarkeit: Das neue Modul ist ab sofort für Sie freigeschaltet.
Ihre Daten bleiben erhalten: Bestehende Artikelvorlagen, Einheiten, Verkaufsdokumente, Mahnungen und Ihre Nummerierung werden automatisch übernommen.
Nummerierung ändern: Am besten zum Jahreswechsel, damit die Nummern eines Jahres einheitlich bleiben.
Impressum: Wird nur in der Dokumentvorlage definiert, nicht mehr auf dem einzelnen Dokument.
Versandlink: Der Link in der E-Mail ist 30 Tage gültig und kann im Versandverlauf widerrufen werden
Videotutorial